6 Trucos Avanzados de Excel que debes de saber

6 Trucos Avanzados de Excel que debes de saber

Hay trucos avanzados de Excel que te van a resolver la vida. Conoce estos 6 trucos increíbles que harán tu trabajo más fácil.

Guía en Video para los trucos Avanzados de Excel

Para este ejercicio estaremos trabajando con este archivo. Los trucos avanzados de Excel están en las pestañas naranjas.

Quitar Duplicados

Tienes una lista con muchas entradas (miles de ellas) pero la mayoría de ellas son repetidas. ¿Qué puedes hacer para conocer cuáles son las entradas únicas? ¡Usar la herramienta de quitar duplicados claro!

Quitar duplicados, como lo dice su nombre, toma una columna o tabla y elimina todos los elementos repetidos. Es más útil cuando estamos trabajando con solo una columna. Cuando intentamos aplicarla en una tabla entera va a tomar el renglón en total como un solo elemento. Para usarla:

Trucos avanzados de Excel: Quitar Duplicados

  1. Selecciona la columna/tabla a limpiar
  2. Vete a la pestaña de Vista
  3. Selecciona Quitar Duplicados. En pantallas más chicas, solo aparece el ícono, no la leyenda.
  4. Presiona Aceptar

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Resolver Numero Guardado como Texto con Texto en Columnas

Un error bastante común cuando bajas datos de un sistema informático o de la base de datos de una empresa: columnas enteras vienen con una etiqueta verde que te dice “Error: número guardado como texto”

Esto es un problema porque hace que las fechas no funcionen como fechas (no puedes cambiar el formato o extraer información útil de ellas), que los números estén descuadrados, y lo que es peor, Buscar no va a poder realizar una búsqueda en esta tabla.

Afortunadamente, uno de los trucos avanzados de Excel para resolver este problema es sencillo: usa la herramienta de texto en columnas. En lugar de irte celda por celda quitando el error, o congelar tu computadora intentando hacerlo todo de jalón, texto en columnas te resuelve la vida. Para lograrlo:

Trucos avanzados de Excel: Quitar error de número guardado como texto

  1. Selecciona una de las columnas afectadas con el error (y solo se puede de una a la vez)
  2. Vete a Datos
  3. Selecciona Texto en columnas
  4. Presiona Finalizar, ignora lo que sea que te pregunte.

Autosuma

La autosuma. Se asume que es un básico de básicos cuando en realidad sus usos pueden ser mucho más avanzados. De hecho, lo coloco dentro de los trucos avanzados de Excel por la cantidad impresionante de cosas que puedes lograr con la autosuma.

Te platico de una de ellas: puedes obtener subtotales de tablas enteras de un solo jalón. Solo es necesario:

Trucos avanzados de Excel: Autosuma General

  1. Seleccionar la tabla entera junto con las celdas adyacentes abajo y a la derecha
  2. Presionar el botón de autosuma

Y lo mejor, ¡tienes su propio atajo de teclado! Para usarla es Alt + Shift + 0

Hay muchas cosas más que la autosuma puede hacer. Checa este link para conocerlas todas.

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Fórmula secreta de Excel: Fechas en Meses

¿Te ha pasado que necesitas sacar cuantos meses de diferencia hay entre una fecha y otra y no sabes cómo? Una solución común es restar el día menos reciente del más reciente y luego dividir ese resultado entre 30.5 (por qué en promedio hay 30.5 días en un mes).

Sin embargo, hay otra alternativa: la fórmula secreta =sifecha(). Este es uno de los trucos avanzados de Excel que no vas a encontrar ni en el manual.

La fórmula =sifecha() nos permite calcular la diferencia en días, meses o años entre una fecha y otra, y luego redondea para abajo. Es decir, si hay 11.78 meses de diferencia entre dos fechas, =sifecha() nos devolverá de resultado 11.

Trucos avanzados de Excel: Fórmula SiFecha

Para usarla sus argumentos son: =sifecha(fecha inicial, fecha final, periodo). Done el periodo puede ser:

  • “d” – Días
  • “m” – meses
  • “y” – años (por su inicial en inglés)

Para echarla a andar, si es necesario escribir entre comillas el periodo.

Relleno Rápido (solo para Excel 2013 en adelante)

Tienes nombres completos (nombre y apellido) y necesitas separarlos en 2 columnas diferentes, una para nombre y otra para apellido.

Uno de los trucos avanzados de Excel más nuevos es el relleno rápido; una herramienta que usa inteligencia artificial para intentar adivinar precisamente qué es lo que estás buscando lograr.

Trucos avanzados de Excel: Relleno Rápido

Solo necesitas,

  1. En tu primera línea de la tabla, escribir tal cual el texto como lo necesitas. Este debe de estar al lado del texto original.
  2. Luego seleccionar toda la columna incluyendo el texto de entrenamiento
  3. Y luego irte a la pestaña de Inicio
  4. En el menú de rellenar seleccionar relleno rápido
  5. Repetir para todas las demás columnas

Para la mayoría de las computadoras, relleno rápido trae el atajo de teclado Ctrl + Shift + E

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Listas Desplegables

“Es qué luego los becarios vienen y escriben lo que quieren”

Impide qué la gente cometa errores de escritura usando listas desplegables. Ahora puedes obligarlos a que seleccionen solo las opciones que tú les das.

Trucos avanzados de Excel: Lista Desplegable en Excel

Una lista desplegable requiere que hayas escrito de antemano, en otro lado de la hoja, todos los elementos de la lista. Deben de estar en un rango continuo (fila o columna) Hecho esto solo es necesario:

  1. Selecciona la celda donde estará la lista desplegable
  2. Vete a la pestaña de Datos
  3. Luego a “Validación de Datos”
  4. En permitir selecciona lista
  5. Y en origen selecciona el rango donde están escritos los elementos de tu lista.
  6. Presiona aceptar

¡Genial! ¿No? Aprende más de listas desplegables en este link. Y si quieres más maneras de proteger tus datos, checa este artículo de validación de datos.

¿Te gustaron los trucos avanzados de Excel? Checa estos recursos Adicionales

También asegúrate de que conoces los trucos de Excel esenciales

Y los trucos de Excel para intermedios

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