Como Combinar o Relacionar Tablas con Power Query en Excel (Y evitar usar BuscarV)

Como Combinar o Relacionar Tablas con Power Query en Excel (Y evitar usar BuscarV)

Aprende a utilizar PowerQuery en Excel para poder combinar o relacionar una tabla con otra y olvídate de estarlo haciendo con BuscarV.

Nivel: Intermedio

Guía en Video para relacionar tablas

En este tutorial veremos una de las funciones más simpáticas de PowerQuery que es poder combinar tablas (merge en inglés) que comparten al menos un campo en común. Relacionaremos una tabla de platillos vendidos de un restaurant, con su menú con precios, para poder obtener los precios por platillo y las ventas totales del mes.

Tablas Padre, Tablas Hijo

Archivo de trabajo aquí

En este caso estaremos trabajando con 2 tablas: una donde se detalla la venta de platillos en un restaurant a lo largo de todo un mes (sin precios), y otra donde tenemos el menú completo de todos los platillos del restaurant con sus precios. La idea es relacionar las 2 tablas para saber cuanto dinero ingresó en total durante el mes.

Por lo general usaríamos BuscarV para este tipo de tarea, pero ahora con PowerQuery podemos hacernos la vida mas sencilla.

Siempre es importante asegurarnos que si vamos a relacionar una tabla con otra, tengamos una tabla padre y una tabla hijo. Una tabla padre es una tabla donde cada elemento aparece una sola vez y queda bien definido con todos su detalles. En este ejemplo, el menú sería la tabla padre: cada platillo aparece una sola vez y tiene bien definidos sus características (precio, costo, etc).

tabla-2

Una tabla hijo es una tabla donde cada elmento puede aparecer repetidas veces y no siempre traen toda la información sobre ese elemento. En este ejmplo, en la tabla de ventas, es posible que el mismo platillo se venda más de una sola vez y por ende, aparezca en diferentes líneas.

tabla-1

La relación entre una tabla padre y una tabla hijo se le llama de uno a muchos. Por ejemplo, un cliente puede tener muchas facturas (uno a muchos) pero una factura no puede pertenecerle a muchos clientes. Puedes checar este post donde hablo mas a detalle sobre este tipo de relaciones.

Preparando los datos con PowerQuery

Si ya identificamos que efectivamente, nuestras dos tablas son Padre e Hijo o de relación uno a muchos, entonces podemos proseguir a usar Power Query para unirlas. Recordemos que Power Query ya viene integrado para Excel 2016, y en Excel 2010 o 2013 es necesario instalarlo. Checa aquí como instalar Power Query para Excel.

Ahora, vamos a realizar los siguientes pasos:

Jalar desde Excel a Power Query

  1. Seleccionar cualquier celda de la tabla de ventas
  2. Irse a Datos -> “Desde una tabla” (en la sección de Obtener y Transformar)
  3. Si tienes Excel 2010-13 es necesario hacer esto en la pestaña de Power Query.
  4. Seleccionar los Datos de la tabla de Ventas
  5. Aceptar, esto abrirá la pantalla de Power Query
  6. Como los datos ya están correctos, solo es necesario presionar en Guardar y Cargar… pero desplegando el menú!
  7. Seleccionar crear conexión y listo.

Hay que repetir los mismos pasos para la tabla del menú. Eso nos debería de dejar con 2 conexiones a las tablas originales.

tabla-menu-a-pq

Combinar las tablas

Ahora toca unir las tablas. Hay que presionar click derecho en la primera Tabla que aparece en la barra de la derecha que muestra nuestras conexiones.

En el menú que se despliega seleccionamos “Combinar”, lo cual abrirá un nuevo cuadro de díalogo.

Combinar en Power Query

Ahora los pasos a seguir son:

Combinar Tablas en Power Query

  1. Seleccionar la tabla de Ventas en la sección de arriba
  2. Seleccionar la tabla de Menu en la sección de abajo
  3. Seleccionar la columna que tienen en común por la cual se van a combinar (En este caso el Producto) en ambas tablas
  4. Y presionar Aceptar.
  5. Esto nos devolverá al ambiente de Power Pivot. Si se fijan tenemos una columna adicional. Hay que picarle al filtro de la columna y seleccionar “Precio” y “Costo”.

 

¡Listo! Tenemos nuestra tabla combinada. Y sin usar BuscarV. Le asignamos formatos a las columnas relevantes, y entonces solo hace falta guardarla y cargarla en nuestra hoja de cálculo.

Guardar y cargar en Excel

Para terminar

¿Vieron lo sencillo que fue? Sin usar fórmulas complicadas, PowerQuery combinó nuestras tablas y al mismo tiempo nos evita tener que estar usando la fórmulas que podrían hacer más pesados nuestros archivos.

¿Tienes que usar BuscarV para combinar celdas en tu trabajo? Comenta  como la usas.

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