Como ordenar datos en Excel – 6 maneras diferentes

Como ordenar datos en Excel – 6 maneras diferentes

Ordenar datos en Excel se vuelve sumamente importante cuando tenemos más y más información en una hoja de cálculo. Puedes organizar tu hoja de cálculo rápidamente al ordenar los datos, volviéndola más legible.

Por ejemplo, podrías organizar una lista de contactos por nombre (alfabéticamente) o una lista de precios del articulo más caro al más barato.

Guía en video para ordenar datos en Excel

Al momento de ordenar datos en Excel puedes ordenar una tabla entera (todas las filas):

o solo un rango en específico (donde solo una columna se ordena y las demás no se tocan):

Veremos ambos casos. El libro de trabajo en este caso lo puedes conseguir de aquí.

Como ordenar datos de manera sencilla en Excel

En este ejemplo, ordenaremos los proyectos por la fecha en la que fueron comenzados (afectando toda la tabla en el proceso). Para ordenar solo es necesario:

Ordenar Datos en Excel de manera sencilla

  1. Seleccionar cualquier celda en la columna de fechas
  2. Seleccionar la pestaña de datos
  3. Hacer clic en el botón de ordenar de la A-Z

¡Listo! Con esto ya tenemos nuestra tabla ordenada por fecha desde la más vieja hasta la más reciente.

Ordenar datos en Excel en solo un Rango

Ahora vamos a seleccionar otra tabla donde ordenaremos pedidos en base a la cantidad de artículos que nos compraron. Para hacerlo:

Ordena un rango en Excel usando el cuadro de dialogo

  1. Selecciona el rango en específico que quieres ordenar, en este caso es toda la tabla.
  2. Vete a la pestaña de datos
  3. Presiona el comando de Ordenar (botón grande)
  4. Decide la columna en base a cuál se va a ordenar (cantidad), y el tipo de orden que quieres (grande a pequeño)
  5. Presiona aceptar, checa como se ordenaron solo los datos que fueron seleccionados en el paso 1.

Si tus datos no se están ordenando correctamente, revisa que todo esté bien escrito (no haya espacios de más) y estén dados en el formato correcto (no como texto). Las fechas son especialmente propensas a no querer ordenarse correctamente.

Quiero ordenar datos a mi manera en Excel

Excel por default solo te da la opción de ordenar de mayor a menor o viceversa. Si quieres ordenar de alguna manera personalizada, necesitamos recurrir a la herramienta de lista personalizada.

En este ejemplo queremos ordenar una lista de ventas de camiseta por talla (chica, Mediana, Grande, Extra grande). Veremos cómo usar las listas personalizadas para ordenar.

Ordena usando una lista personalizada

  1. Selecciona cualquier celda en la columna de tallas
  2. Selecciona la pestaña de datos, vete al botón de ordenar
  3. En el cuadro que aparece, selecciona en Criterio de Ordenación que quieres ordenar por lista personalizada
  4. Selecciona nueva lista en el cuadro de dialogo que aparece

Ordena usando una lista personalizada en excel

  1. Escribe las tallas en el orden que deseas, en este caso Chico, mediano, Grande y Extra Grande. Presiona Enter en el teclado después de cada ítem.
  2. Presiona agregar y luego ok
  3. Al volver al cuadro de diálogo de ordenar, va a aparecer tu nueva lista en “Criterio de Ordenación”
  4. Presiona OK y aprecia como tu tabla ya está ordenada por tallas.

Ordenar por formato de celda en Excel

También se vale ordenar tus datos por formato (como color o estilo de fuente) en lugar de por los valores de los datos. Esto es bastante útil cuando estás trabajando con una tabla donde se usan colores para denotar datos (no lo hagan!)

En este ejemplo, usaremos el orden por color para determinar cuáles tiendas son de diseño (azules) cuales son de comida (rojas) y cuales son de ecología (verdes)

Ordena datos por color

  1. Selecciona cualquier celda de la columna por la cual quieres ordenar
  2. En la pestaña de datos, selecciona ordenar
  3. En el criterio de” ordenar según”, selecciona por color de celda
  4. Escoge un color por el cual ordenar el campo de orden, en este ejemplo comenzaremos con el azul
  5. Presiona OK, ve cómo se ordena todo por color de celda.

Ordenar por Niveles en Excel (ordenación avanzada)

A veces necesitas ordenar una tabla por más de un criterio a la vez. En esta situación puedes ordenar por niveles.

En este ejemplo ordenaremos los diferentes países por los resultados de sus corredores en tiempo. Si tienen tiempos iguales, entonces deberán ser ordenados por sus números de atleta

Ordena un rango en excel por nivel

  1. Selecciona una celda en la columna que por la cual quieras ordenar, en este caso la de tiempos de la 3ra ronda.
  2. Vete a la pestaña de datos
  3. Por default va a aparecer una línea donde ya estas ordenando los datos por tiempo, hay que irse al botón de agregar nivel
  4. En ese nuevo nivel, alecciona la columna por la cual quieres ordenar (en este caso número de corredor)
  5. Esta tabla se ordenará según el orden seleccionado. En este ejemplo, primero se ordenarán por tiempos y luego por número de corredor.

Y listo. Tenemos nuestros datos ordenados.

Más Recursos

Esto es parte de una serie de tips y trucos. Asegúrate que ya conoces todos los tips avanzados y los no tan avanzados.

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