Lista Desplegable en Excel: Como amar una en 4 pasos

Lista Desplegable en Excel: Como amar una en 4 pasos

Una lista Desplegable en Excel nos ayuda a evitar errores en la escritura. Aprende como armar una lista desplegable en 4 simples pasos.

Guía en Video para armar una Lista Desplegable en Excel

¿Para qué se usa una lista Desplegable en Excel?

Trabajando con el Aeropuerto local, había un archivo donde se registraban los tiempos de descarga de equipaje por avión.

Los becarios tenían que registrar el # de vuelo y el nombre de la aerolínea… pero cada quién tenía su propia idea de como nombrar a cada aerolínea.

Al final, teníamos un archivo con American Airlines, A. Airlines, AA, A.A., American… y básicamente otros 6 nombres diferentes para la misma aerolínea.

Si han trabajado con fórmulas o tablas dinámicas, saben que esto es un dolor de cabeza, puesto que Excel va a tomar todas estas como si fueran diferentes. La única manera de arreglarlo es cambiarlas todas a mano. O puedes evitarte esto armando una lista desplegable en Excel

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Entra la lista desplegada a salvar el día. ¿Como ser armala lista desplegable en Excel?

Y es precisamente en este tipo de instancias cuando la lista desplegable en excel nos viene a salvar el pellejo. No hay que andar tolerando que cada quien escriba los datos como se le antoje: una lista desplegable en excel obliga al usuario a introducir los datos tal cual se deberían de escribir.

Un ejemplo: tenemos este reporte de un restaurante donde el usuario debe de introducir un platillo para obtener el reporte de ventas de susodicho platillo.

La fórmula del reporte estará buscando “Teppanyaki” en la base de datos. (el archivo que usaremos se encuentra aquí)

Armar una lista desplegable en Excel Paso 1

Pero si el usuario escribe otra cosa, La fórmula de Excel no encontrará nada y el resultado será un error.

Como crear una lista desplegable en Excel

Armaremos una lista desplegable en Excel en C3 que obligará al usuario a escribir correctamente (ya que lo que hace es validar datos). Para hacer eso:

Armar una lista desplegable en Excel Paso 2

  1. Lo primero es armar una lista con los datos escritos correctamente. En este caso ya esta armada en T15:T96 la lista de todos los platillos.
  2. Luego seleccionamos C3 que es donde estara nuestra lista desplegable.
  3. Nos vamos a Datos -> validación de Datos
  4. En permitir seleccionamos “Lista”
  5. Y en origen seleccionamos la lista que tenemos con los datos escritos correctamente (T15:T96)
  6. Para terminar, presionamos Aceptar

¡Magia! Ahora con esa lista desplegable, puedes impedir que se escriban todo tipo de barrabasadas en tu hoja de cálculo de Excel ya que los datos estan validados.

Como quitar una lista desplegable en Excel

Una lista desplegable en Excel no se puede borrar simplemente eliminando los contenidos de la celda. Para eliminar la lista desplegable se deben de seguir estos 3 pasos:

  1. Selecciona la celda con la lista desplegable
  2. Vete a la pestaña de datos -> Validación de datos
  3. Selecciona en permitir: Cualquier dato
  4. Presiona Aceptar

Armar una lista desplegable en Excel Paso 3

Y listo! Ya sabemos todo lo que debemos saber de listas desplegables en Excel. Si hace falta más, puedes revisar lo que dice la página de Microsoft al respecto. O la de Avanzado.es

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