Listas Dependientes en Excel: Aprende a armarlas

Listas Dependientes en Excel: Aprende a armarlas

¿Tienes una lista desplegable que quieres que dependa de otra lista desplegable? Necesitas saber armar listas dependientes en Excel. Aprende como, es fácil

En este post veremos cómo armar listas dependientes en Excel utilizando listas desplegables, nombres y la función indirecto. No es necesario que sepas como se usa ninguna de las tres. Aquí te enseño cómo funcionan.

Guía en Video para armar Listas Dependientes en Excel

El archivo en el que trabajaremos lo puedes encontrar en esta liga.

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Comenzamos con una sola lista desplegable

Para armar listas dependientes en Excel, necesitas una lista INdependiente y otra Dependiente. Ambas son listas desplegables en Excel. Si quieres saber más sobre listas desplegables, checa este árticulo. 

Por ejemplo, en este caso trabajaremos un reporte de restaurante en el que se tendrán 2 listas desplegables de Excel:

Listas Dependientes en Excel

  • En la primer lista (independiente) se selecciona si se quiere ver comida o bebida
  • En la segunda lista (dependiente) se selecciona el platillo o bebida que se quiera ver. La magia está en que si en la primera lista se selecciono comida, solo se muestren comidas. Si se seleccionó bebida en la primera lista, solo se muestran bebidas.

El primer paso es, entonces, armar la primer lista desplegable de Excel, la independiente. Es muy sencillo:

Primer listas desplegable en excel

  1. Selecciona la celda C10, que es donde estará la lista desplegable
  2. Vete a la pestaña de Datos
  3. Luego a “Validación de Datos”
  4. En permitir selecciona lista
  5. Y en origen selecciona el rango T20:U20 donde están escritos los elementos de tu lista.
  6. Presiona aceptar

Y listo, ya tenemos la primera lista desplegable de nuestras listas dependientes. Esta lista nos permitirá seleccionar entre Comida/Bebida

Como funciona la primer lista desplegable en excel

El cuadro de Nombres

El siguiente paso es donde damos una vuelta hacia las funciones poco conocidas de Excel. Existe tal cosa como los rangos nombrados en Excel: en lugar de que tus celdas se llamen C3 o A4, se pueden llamar “Comida”, “Bebida” o “Juan”. Lee más sobre el cuadro de nombres aquí. 

Caja de Nombres Excel

En este caso necesitamos nombrar los rangos que contienen los menús de comida y de bebida. Es desde aquí que nuestras listas dependientes de Excel se van a alimentar.

Tenemos 2 tareas que hacer. La primera, armar la lista de comida:

Nombrar rangos en Excel

  1. Selecciona el rango T23:T104
  2. Vete a la caja de nombres y escribe “Comida” presiona enter. Es IMPORTANTISIMO que el rango tenga el exacto mismo nombre que el elemento de la primer lista desplegable. No puede ser “Comidas”, “Alimento” o “Platillo”.

Y la segunda, armar la lista de bebida:

Nombrar rangos en Excel

  1. Selecciona el rango U23:U48
  2. Ve a la caja de nombres y escribe “Bebida”, presiona enter.

Perfecto, ya tenemos nuestros rangos nombrados, estamos listos para terminar nuestras listas dependientes en Excel

La función Indirecto

El último paso es armar una segunda lista desplegable justo abajo de la primera (por qué el reporte así nos lo pide, no es obligación ante Dios). Esta segunda lista va a tener un procedimiento especial. Checa los pasos y luego la explicación:

Caja de nombres en Excel

  1. Selecciona C11 (donde estará la lista)
  2. Vete a la pestaña de Datos -> Validación de Datos
  3. En permitir selecciona lista
  4. Y en origen escribe: =indirecto(C10)
  5. Presiona Aceptar

Con esto queda nuestra lista desplegable dependiente de Excel.

Listas desplegables dependientes en Excel funcionando

¿Qué hicimos? El momento clave está cuando seleccionamos el origen. En lugar de seleccionar un rango, introdujimos la fórmula INDIRECTO(C10). Esta fórmula existe para decirle a Excel “Lo que sea que este en la celda C10, tómalo como si fuera un Nombre de Rango y vete a seleccionar las celdas de ese nombre”

Entonces esto termina por amarrar todo lo que sabemos hasta ahora. Necesitábamos nombrar los rangos que contenían los menús para que la fórmula Indirecto pudiera acusarlos cuando nosotros se lo indicáramos desde la lista desplegable de Excel en C10.

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Listas Dependientes en Excel

Con esto ya tenemos nosotros nuestras listas desplegables dependientes en Excel (todo un trabalenguas) funcionando. Recuerda que son 3 grandes tareas a seguir:

  1. Armar la primer lista desplegable
  2. Nombrar los rangos que alimentarán la segunda lista desplegable
  3. Armar la segunda lista, utilizando indirecto cuando te pide el origen.

Más recursos

¿Te gustó? Aunque este es un truco súper avanzado (para expertos solamente), checa que ya te sepas los trucos avanzados 

Checa otro ejemplo sacado de ExcelTotal.com

Y revisa este ejemplo directo de Microsoft

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