Subtotales en Excel: como calcularlos y agrupar datos

Subtotales en Excel: como calcularlos y agrupar datos

Una herramienta que no muchos conocen: los Subtotales en Excel. Te enseño como sacar subtotales, armar un esquema, y de pasada, también agrupar datos.

Guía en Video para sacar subtotales en Excel

Comenzaremos con lo más básico: la agrupación de filas y columnas en Excel. Esto es neceario para poder pasar a lo importante: sacar subtotales en Excel.

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Sacar Subtotales en Excel

A veces necesitamos organizar nuestros datos de manera rápida y poder conocer los subtotales. Para eso nos sirven las herramientas de “Agrupar” datos en Excel.

Para este ejemplo, usaremos este archivo que contiene información de ventas.

Archivo para trabajar agrupacion y desagrupacion

Nuesta meta es mostrar los subtotales de ventas por mes y el total de ventas general.

Subtotales en Excel automáticos

Excel es inteligente y sabe lo que necesitamos, asi que minimaz nuestro trabajo.

Hay que seleccionar nuestros datos (Atajo: Ctrl + E) y luego dirigirnos a la pestaña de datos y buscar el comando de “subtotal”. Este es el comando necesario para sacar los subtotales en Excel.

El botón de subtotal Excel

Al presionar el botón de subototal sucederá esto:

Sacar subtotales en excel

El cuatro de díalogo nos preguntó varias cosas, a continuación una breve explicación:

  • Para cada cambio en: Nos pregunta en cual columna basarse para hacer la agrupación
  • Usar Función: El tipo de operación que va a realizar, puede ser Suma, Promedio y Mas.
  • Agregar subtotal a: A cual columna se le va a aplicar la operación (de preferencia númerica). En este ejemplo podría haber sido la de Ventas o Unidades.

Los esquemas que se muestran del lado izquierdo nos sirven para ocultar o mostrar los elementos de la agrupación. En este caso por ejemplo, nos sirve si solo queremos ver los subtotales por mes.

Manipular el esquema de subtotales en Excel

Quitar los subtotales en Excel

Si la agrupación/subtotales no son de nuestro agrado, NO podemos recurir al botón de desagrupar para eliminarla. Tenemos que hacerlo desde subtotal de lo contrario el resultado no será el deseado.

A continuación como se debe hacer:

Quitar subtotales en Excel

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Agrupación Manual

También tenemos la agrupación manual que es menos práctica que los subtotales en Excel, pero debemos cubrirla. En esta, ustedes seleccionan las filas a agrupar y luego presionan el botón de Agrupar en la pestaña de datos.

Observen el resultado:

Agrupar y Desagrupar en Excel Manualmente

¿Cuando uso los subtotales en Excel?

Los que sepan usar tablas dinámicas sabrán que los subtotales en Excel son una herramienta redundante: las tablas dinámicas te dan más poder y mejores resultados.

Cuando una tabla dinámicas no es adecuada, como por ejemplo en un reporte estático, entonces los subtotales en Excel se vuelve una herramienta útil.

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