Validación de Datos

Validación de Datos

En Excel como en la vida, los errores son inevitables. Por suerte la validación de datos nos permite impedir cierto tipo de errores al momento de capturar datos.

Por definción, nosotros podemos escribir lo que se nos pegue la gana en cualquier celda de Excel, independientemente de las expectativas del autor original de la hoja de cálculo. Por ejemplo:

ejemplo-no-validado

La celda dice “Teléfono” pero podemos escribir lo que queramos.

La validación de datos nos permite imponer restricciones sobre los valores que podemos insertar en una celda determinada

Activar la validación de datos

Para prender la activación de datos es sumamente sencillo, solo es necesario:

validaciondedatosactivar

  1. Seleccionar la celda a proteger
  2. Irse a la pestaña de datos
  3. Seleccionar validación de datos

Y listo… ahora viene lo complicado, decidir como vamos a proteger nuestros datos.

ajustar-ancho-2

Validación de valores

Ahora sigue escoger como vamos a proteger nuestro datos. En el menú de “permitir” por default esta seleccionado cualquier valor, pero podemos seleccionar cualquier otra cosa.

permitir-valor

  • Cualquier Valor: La celda admite cualquier valor que el usuario quiera poner.
  • Número Entero: La celda solo admite números enteros. Podemos determinar el límite inferior y superior de ese número.
  • Decimal: Igual, solo admite números decimales, puedes poner límite inferior y superior.
  • Lista: Datos seleccionados de una lista. Esta es todo un caso especial que podemos ver en esta entrada del blog.
  • Fecha: Te limita a un valor en formato de fecha.
  • Hora: Te limita a un valor en formato de Hora.
  • Longitud de Texto: Te limita a un número de caracteres determinado.
  • Personalizada: Te limita a un valor que cumpla con una fórmula que tu determinas. Esta es más avanzada y dificil de utilizar ya que requiere que uses las mismas fórmulas de Excel.

Ejemplo: Teléfono de 10 dígitos

Por ejemplo, tenemos una celda donde necesitamos un teléfono de 10 dígitos. Para esto necesitamos activar la validación de datos para longitud de texto.

10digitos

  1. Seleccionar la celda donde se introducira el teléfono
  2. Seleccionar la pestaña de Datos – > Validación de datos
  3. En la lista de permitir seleccionar Longitud del Texto
  4. En datos seleccionar Igual A
  5. Introducir el Número 10 y luego aceptar.

Y listo, esta celda solo aceptará teléfonos de 10 dígitos.

ajustar-ancho-2

Extra: Mensaje de Entrada y de error

Al activar una validación de datos, es buena costumbre avisarle al usuario; para esto se nos permite dar mensajes de entrad y de error.

El mensaje de Entrada se puede personalizar desde la validación de datos, y luego en la pestaña “Mensaje de Entrada”

10digitosentrada

El mensaje de entrada se mostrará como un comentario. que se prende al seleccionar la celda en cuestión.

Lo mismo para el error, desde la ventana de validación de datos, en la pestaña de “Mensaje de Error”.

10digitoserror

El mensaje de error aparece al introducir un valor que no cumple con la validación.

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