Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo usando valores especificas en algún orden en particular. Excel incluye muchas funciones comunes que pueden ser utilizadas para rápidamente encontrar la suma, promedio, cuenta, máximo y mínimo para algún rango de celdas. Para usar las funciones correctamente, necesitarás entender las diferentes partes de una función y como crear argumento para calcular valores y referencias de celda.
Baja el libro de práctica para esta actividad aquí.
Las partes de una función en Excel
Para trabajar correctamente, una función debe de estar escrita de cierta manera, que se llama sintaxis. La sintaxis básica para una función es el signo de (=), el nombre de la función (por ejemplo, Suma), y uno o más argumentos. Los argumentos contienen, siempre, la información que quieres calcular. La función en el ejemplo de abajo suma los valores del rango A1:A20.
Trabajando con Argumentos
Los argumentos se pueden referir a celdas individuales y a rangos de celdas que pueden estar cerrados con paréntesis. Puedes incluir un argumento o argumentos múltiples, dependiendo de la sitnaxis requerida para la función.
Por ejemplo, la función =Promedio(B1:B9) calcularía el promedio de los valores del rango B1:B9. Esta función contiene solo un argumento.
Argumentos múltiples deben de estar separados por una coma. Por ejemplo, la función =Suma(A1:A3,C1:C2,E1) sumarán los valores de todas las celdas en los tres argumentos.
Creando una función
Hay una variedad de funciones disponibles en Excel. Aquí hay algunas de las funciones más comunes que usarás:
- Suma: esta suma los valores de las celdas en el argumento
- Promedio: Esta determina el promedio de los valores incluidos en el argumento.
- Contar: Esta función cuenta el número de celdas con valor numérico en el argumento. Esta función es útil para rápidamente contar objetos en un rango de celdas.
- Max: Esta función determina el valor de celda más alto incluido en el argumento
- Min: Esta función determina el más bajo valor de celda incluido en el argumento.
Para crear una función utilizando el comando de Auto Suma
El comando de AutoSuma te permite automáticamente insertar las funciones más comunes en tu formula, incluyendo Suma, Promedio, Cuenta, Min, y Max. En el ejemplo de abajo, usaremos la función suma para calcular el costo total para una lista de objetos recién comprados.
- Selecciona la celda que contendrá la función, en este caso seleccionaremos la celda D13
- En el grupo de Edición, en la pestaña de inicio, presión la flecha al lado del comando de autosuma. Luego selecciona la función deseada desde el menú que aparece. En nuestro ejemplo, seleccionaremos suma
- Excel colocará la función en la celda y automáticamente seleccionara un rango de celdas para el argumento. En nuestro ejemplo, las celdas D3:D12 fueron seleccionadas automáticamente; sus valores serán sumados para calcular el costo total. Si Excel selecciona el rango incorrecto, puedes manualmente insertar las celdas deseadas en el argumento.
- Presiona enter en tu teclado. La función será calculada, y el resultado aparecerá en la celda. En nuestro ejemplo, la suma es:
Para insertar una función manualmente
Si ya conoces el nombre de la función, fácilmente lo puedes escribir tu mismo. En el ejemplo de abajo, usaremos la función promedio para calcular el número promedio de unidades vendidas por mes.
- Selecciona la celda que contendrá la función, en este caso:
- Escribe el singo de (=) y escribe la función deseada. También puedes seleccionar la función deseada de una lista de funcione que aparecen debajo de la celda mientras escribes. En nuestro ejemplo, escribiremos =Promedio
- Escribe el rango de celda para el argumento dentro de los paréntesis. En nuestro ejemplo, escribiremos (C3:C9). Esta fórmula agregará los valores de las celdas C3:C9. Entonces dividiremos el valor por el número total de valores en el rango.
- Presiona enter en el teclado. La función será calculada y el resultado parecerá en la celda.
La biblioteca de funciones
Aunque hay cientos de funciones en Excel, las que más necesitas dependen del tipo de datos que tus libros de trabajo contienen. No hay necesidad de aprenderse cada función, pero explorar algunos diferentes tipos de funciones te ayudaran cuando creas nuevos proyectos. Incluso puedes usar la biblioteca de funciones en la pestaña de fórmulas para encontrar nuevas funciones que te sirvan.
Para ir a la biblioteca de funciones, selecciona la pestaña de fórmulas en el listón. Busca el grupo de la biblioteca de funciones.
Insertar una función desde la biblioteca
En el ejemplo de abajo, usaremos la función de CONTARA para contar el número total de objetos en la columna de productos. Al contrario de Contar, ContarA puede ser utilizado para contar celdas que contienen cualquier tipo de datos.
- Selecciona la celda que contendrá la función.
- Vete a la pestaña de fórmulas para tener acceso a la biblioteca de funciones.
- Desde el grupo de biblioteca de funciones, selecciona la categoría de función deseada. En nuestro ejemplo, escogeremos Más funciones, y luego dejar el mouse sobre estadística.
- Seleccionaremos ContarA, que contará el número de celdas en nuestros productos que no están vacíos.
- Aparecerá un cuadro de dialogo de argumentos de función. Selecciona el campo de valor 1 y luego escribe o selecciona las celdas deseadas a contar. Podrías agregar argumentos en el campo de Valor2, pero en este caso no es necesario.
- Presiona OK
- La función será calculada y el resultado aparecerá en la celda.
El comando de insertar función
Aunque la biblioteca de funciones es un excelente lugar para ojear funciones, a veces preferirías buscar una. Puedes hacer esto usando el comando de insertar función.
Para usar el comando de insertar función
En el siguiente ejemplo queremos usar una función que calcule el número de días de negocio que tomó recibir Ítems después de que fueron ordenadas. Usaremos las fechas en las columnas E y F para calcular el tiempo de entrega en la columna G.
- Selecciona la celda que contiene la función, en nuestro ejemplo, seleccionaremos G3.
- Haz clic en el botón de fórmulas en el listón.
- Aparecerá el cuadro de dialogo de insertar función
- Escribe algo relacionado con la función que quieres, luego presiona Ir. En nuestro ejemplo, escribiremos contar días.
- Repasa los resultados para encontrar la función deseada, en nuestro caso usaremos Dias.Lab, que cuenta el número de días laborales entre la fecha ordenada y la fecha de recibido.
- Se abrirá el cuadro de diálogo de argumentos de función. Desde aquí puedes seleccionar los argumentos que harán nuestra función
- Cuando termines presiona OK, nuestra función será calculada y el resultado aparecerá en la celda. En nuestro ejemplo, el resultado muestra que tomo 4 días laborales recibir la orden.
Aprende Más
Si ya estas cómodo con las funciones básicas, tal vez te gustaría intentar usar una función un poquito más avanzada pero esencial, que es BuscarV. Revisa nuestro artículo de cómo usar BuscarV. Apara aprender más sobre trabajar con funciones y referencias, checa nuestro artículo de referencias absolutas y relativas.
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