¡Aumenta tu productividad utilizando los atajos del teclado de Excel!

Probablemente cuando entraste en este artículo te preguntaste por qué habrías de invertir tu tiempo memorizando combinaciones en el teclado cuando fácilmente podrías seguir trabajando utilizando el cursor y seleccionando cada casilla manualmente. Por supuesto, memorizar los atajos mediante el teclado es una inversión que no tiene ningún tipo de perdida. Una vez aprendes a trabajar con Excel y empiezas a utilizar atajos puedes ver como tus niveles de productividad incrementan hasta en un 30% con solo pulsar las teclas de tu teclado.

Es por esto que si quieres considerarte una persona que domina Microsoft Excel estás en el lugar indicado. A continuación, aprenderemos los comandos más esenciales que nos ofrece Excel. Después de hoy no podrás creer cómo podías trabajar sin estos útiles atajos.

Guía en Video

A continuación el video explicativo:

Ctrl + Espacio.

El primer atajo que conoceremos será Ctrl + Espacio. Si nos ubicamos sobre una celda y utilizamos este atajo seremos capaces de seleccionar una columna entera.

Ctrl + “+”

Nos sirve para insertar en nuestra hoja de cálculo cualquier elemento que tengamos seleccionado. En este caso al tener seleccionada una columna procederemos a insertar una nueva columna. Al insertar la columna podemos ver como los datos de nuestra columna original son desplazados hacia la derecha.

Podemos observar que al insertar la nueva columna los colores de la columna izquierda se traspasan a la columna que insertamos. Muchas veces queremos evitar eso por lo cual si prestamos atención vemos que al hacer la inserción también apareció un icono con una brocha en la esquina superior derecha. Si seleccionamos dicho icono de la brocha tenemos la opción de borrar formato, con lo cual la columna se queda con un formato completamente en blanco.

Es importante que tomemos en cuenta que el icono de la brocha solo estará disponible para formatear la columna justo después de hacer la inserción por lo que recomendamos estar atentos para no equivocarnos.

SHIFT + Espacio.

Para el siguiente atajo nos situamos sobre una celda y presionamos las teclas SHIFT + Espacio. Con este comando podemos seleccionar una fila completa

Si quisiéramos podríamos aplicar una inserción de fila una vez tengamos nuestra fila seleccionada. Siempre hay que tomar en cuenta que el comando para insertar (Ctrl+ “+”) siempre va a insertar lo que tenemos seleccionado, independientemente de si es una fila, columna o celda.

Ctrl + “- “.

Así como existe el comando para insertar tenemos también su contraparte, el cual no es más que Ctrl + “- “. Este comando funciona para suprimir la selección que tengamos en el momento. Una vez presionamos las teclas podemos ver que nos aparece una ventana que nos preguntará qué hacer con las celdas una vez eliminemos nuestra selección; si desplazarlas a la izquierda, hacia arriba, si queremos eliminar toda la fila o toda la columna.

Ctrl + AvPág y Ctrl + RePág

Cuando trabajamos en Excel suele suceder que tenemos diversas hojas de cálculo abiertas y necesitamos constantemente desplazarnos entre ellas. Esto se hace muy sencillo con estos comandos, los cuales se utilizan para avanzar y retroceder entre las hojas de trabajo respectivamente.

SHIFT + F11.

Se utiliza para crear rápidamente nuevas hojas de cálculo mientras trabajamos. (Hay que tomar en cuenta que en ciertos equipos este comando no funciona debido a la tecla de función, por lo que recomendamos probar la alternativa Fn + SHIFT + F11 en caso de que el comando original no funcione).

Ctrl + SHIFT + (Derecha, Izquierda, Arriba, Abajo)

Una de las principales razones por las cuales las personas suelen perder más tiempo es debido a que cuando necesitan desplazarse por el documento lo hacen manualmente, lo cual cuando tenemos documentos con cientos o miles de filas y columnas es totalmente catastrófico para nuestro desempeño laboral.

Estos comandos pueden verse como un pequeño detalle, pero realmente marcan la diferencia, si nos ubicamos en una fila y apretamos Ctrl + SHIFT + Derecha el comando seleccionara todos los datos dentro de la fila y parara en la siguiente celda vacía. Si llegamos a una celda vacía y volvemos a presionar el comando, este nos llevará hasta la última celda de la hoja, por lo que de no estar atentos podemos confundirnos si no prestamos atención.

Como es lógico, este comando funciona igual en todas las direcciones Ctrl + SHIFT + Derecha, Ctrl + SHIFT + Izquierda, Ctrl + SHIFT + Arriba y Ctrl + SHIFT + Abajo.

Ingles (Ctrl + A) / Español (Ctrl + E)

El siguiente comando puede variar dependiendo de si el idioma de nuestro Excel está en inglés (Ctrl + A) o en español (Ctrl + E), en algunas versiones como Microsoft Excel 2013 este atajo directamente no funciona. Con este comando podemos seleccionar todos los elementos en una tabla fácilmente, solo tenemos que ubicarnos en una celda y presionar las teclas necesarias.

Al hacer una recopilación de comandos que nos hagan la vida más fácil no podrían faltar los favoritos de todos: copiar, cortar y pegar. Estos comandos son iguales que en otras aplicaciones, pero en caso si, por alguna razón, no los conoces te los presentamos:

Ctrl + “C” = Copiar

Ctrl + “X” = Cortar

Ctrl + “V” = Pegar

El comando pegar en Excel tiene la distinción de que además del atajo tradicional también podemos pegar el contenido de nuestro portapapeles presionando la tecla Enter.

Ctrl + “Z”

Mientras trabajamos también suele suceder que nos equivoquemos y queramos deshacer la última acción realizada, para eso utilizamos este comando.

Ctrl + “Y”

Es la contraparte de Ctrl + Z, es decir que con este comando podemos rehacer la última acción realizada.

Así como Excel posee los comandos más elementales también nos presenta la posibilidad de ahorrar tiempo independientemente de la tarea que queramos realizar, así no exista un comando predeterminado podemos enfocarnos en una herramienta que solemos utilizar mucho y crear un comando para acceder a ella de la forma más eficiente. Por ejemplo, digamos que queremos eliminar las líneas de cuadrícula en nuestro documento.

Para hacerlo tenemos que dirigirnos al menú superior y buscar en Vista->Líneas de cuadrícula. Como se trata de una preferencia visual que depende del gusto de cada quien más que de tener una funcionalidad en nuestros proyectos Excel no tiene un atajo predeterminado para llegar a esta preferencia. Pero afortunadamente Excel nos brinda la alternativa de crear un comando para este caso y para cualquier otra herramienta del menú superior.

Si apretamos la tecla Alt una sola vez en nuestro teclado podremos observar como aparecen ciertas letras en el menú superior. Para los propósitos de este ejemplo nos interesa la pestaña de Vista, que sería la letra “N”.

Después de seleccionar la pestaña del menú que nos interesa procedemos a elegir la tecla que represente la opción que estamos buscando. En este caso la “K” para seleccionar las líneas de cuadricula. Y listo, de esta forma podemos acceder a cualquier herramienta del menú de Excel sin tener la necesidad de usar nuestro cursor como en este ejemplo en el que pudimos crear el atajo para llegar a Líneas de cuadrícula: Alt + “N” + “K”.

Nuestro siguiente atajo nos será útil cuando estemos tratando con datos numéricos. En el siguiente ejemplo veremos una columna de ventas, la cual contiene valores numéricos que no están formateados. Como estamos hablando de ventas nos interesa que los valores tengan un formato de moneda lo cual, se puede hacer muy fácilmente con el cursor, pero aún más fácilmente con el siguiente comando:

En este ejemplo si nos ubicamos en la celda de Ventas y utilizamos Ctrl+ SHIFT + Abajo seleccionaremos todos los valores de nuestra columna y procederemos a formatear los datos como moneda utilizando: Ctrl + SHIFT + 4 Esto tiene cierto sentido ya que si nos fijamos en la tecla del 4 podremos ver que también es la tecla con la que podemos representar el símbolo $, lo mismo ocurre con la tecla 5 y el símbolo de % pero deja de tener esta relación de lógica con las teclas cuando queramos formatear la fecha. Con dos simples comandos ya realizamos la acción que buscábamos en un tiempo record.

No solo contamos con atajos para formatear datos a moneda, sino que siguiendo los mismos pasos también podríamos convertir a porcentajes, fechas o a números normales otra vez con los siguientes comandos:

Ctrl + SHIFT + 5

Convierte los números normales a porcentajes.

Ctrl + SHIFT + 3

Convierte los números a fechas.

El comando Ctrl + SHIFT + 3 no funciona en todas las versiones de Excel por lo que recomendamos tomar esto en cuenta y probarlo en sus propias computadoras para verificar si pueden utilizarlo. Como curiosidad también queremos señalar que en nuestro ejemplo los valores de fecha sin formatear se ven de la siguiente forma:

Si se preguntan por qué estos números pueden ser considerados como fechas es debido a que Excel reconoce estos números como la cantidad de días que han pasado desde el 1ro de enero de 1900. Por lo que podemos decir que han pasado 44.373 días desde el 1ro de enero de 1900 hasta el 27 de mayo de 2021. Este dato es útil ya que cuando estemos trabajando con bases de datos externas la mayoría de las veces las fechas pierden su formato y quedan en números similares a los del ejemplo. Por lo que recomendamos buscar una columna con números próximos a los cuarenta y miles en caso de no encontrar una columna con fechas formateadas.

Ctrl + SHIFT + 1

Convierte a números normales otra vez.

Ctrl + “,”

Otros comandos que pueden ser muy útiles de tener a la mano son Ctrl + “,” con lo que obtendremos la fecha del día de hoy.

Ctrl + SHIFT + “.”

Nos dará la hora exacta en el momento de forma práctica.

El ultimo comando que aprenderemos hoy nos será de utilidad cuando queramos copiar y pegar datos como si fueran valores. En este caso utilizaremos estas tres columnas con valores distintos. El primer paso a seguir es seleccionar los datos que queremos copiar y usar el comando Ctrl + “C”. Una vez hecho esto podemos ver que la selección es rodeada por unas líneas que nos indican que el comando de copia fue reconocido.

Después de tener copiados nuestros datos seguimos el siguiente atajo: Alt+ O + V + V y listo, pegaremos los datos copiados como valores sin ningún problema. No obstante, en este comando como en otros mencionados anteriormente, primero se tiene que tomar en cuenta el idioma del teclado que estemos utilizando puesto que dependiendo de ello el atajo puede cambiar dependiendo de si es en Ingles o en español.

Y así concluimos con los atajos del día de hoy.

Nuestro propósito principal es que los usuarios que no están acostumbrados a trabajar utilizando comandos se den cuenta de cuánto tiempo podrían ahorrar haciendo unos mínimos cambios en su rutina de trabajo. En este artículo tratamos de darle un acercamiento a los atajos enfocado en la implementación progresiva de los mismos, por lo que a continuación dejaremos una tabla en la que puedes fijarte rápidamente en los comandos que busques dependiendo de tus necesidades.

Excel tiene muchos otros atajos distintos a los presentados en este artículo, por lo que estamos seguros de que una vez que te acostumbres al uso de comandos no podrás vivir sin ellos y terminarás por buscar y descubrir otros más. Si consideras que existe un comando sin el que no puedas vivir que no incluyéramos en esta guía básica no dudes en dejarlo en los comentarios.