Cuando se trata de Excel no hay mucho que decir, después de todo es una herramienta informática más. Pero esta herramienta tiene un grupo de personas que la alaban y morirían sin ella, además de otro que simplemente siente fobia al ver una formula y detesta tener que acercarse a los números en cualquier circunstancia.

La mayoría de las personas suelen caer en el último grupo cuando son principiantes con Excel. La primera vez que abrimos el programa y no sabemos cómo utilizar las celdas de nuestra hoja de trabajo ni mucho menos utilizar una formula o algo parecido.

Es por esto que más allá de alejarnos de las hojas de cálculo, debemos buscar la forma de encontrar en Excel sus propiedades para hacernos la vida más sencilla. Por lo cual te presentamos a continuación seis cosas que deberías saber hacer en Excel, independientemente de si eres un principiante o alguien con conocimientos previos agradecerás tener estos conocimientos.

1. Organizar Datos.

Originalmente las hojas de cálculo son especialmente útiles a la hora de almacenar y organizar grandes cantidades de información. Imaginemos que tenemos una hoja de cálculo con los contactos de todos los clientes de una compañía. Quizás queramos organizarlos alfabéticamente, por nombre u apellido, o por cualquier otro parámetro que hayamos definido.

Excel hace esto sumamente sencillo para que podamos organizar y leer toda nuestra información de una manera rápida y limpia.

Para organizar nuestros datos:

  • Sombreamos con el cursor toda la información que queremos organizar, no solo una casilla sino el conjunto de todas las celdas con datos
  • En el menú superior hacemos click en la pestaña Datos
  • Hacemos click en “Ordenar”
  • Aparecerá una nueva ventana desde la cual podremos ordenar nuestros datos
  • Hacemos click en aceptar.

De esta forma podemos organizar grandes cantidades de información fácilmente según los valores que nosotros queramos.

2. Remover Duplicados.

Cuando trabajamos con grandes bases de datos o fuentes de información estamos condenados a tener que lidiar con algunos duplicados que se presenten en nuestros documentos.

En vez de tener que pasar todo un día buscando los duplicados por nuestra cuenta podemos utilizar Excel que los elimina haciendo un solo click.

Para remover duplicados:

  • Sombreamos todos nuestros datos
  • Hacemos click en “Datos” en el menú superior de Excel
  • Hacemos click en el botón de “Quitar Duplicados”
  • Selecciona en qué columnas deseas que Excel encuentre duplicados
  • Haz click en aceptar.

3. Operaciones Matemáticas Básicas.

Es prácticamente un pecado usar una calculadora mientras trabajamos con Excel. El programa nos proporciona todo tipo de funciones matemáticas para las cuales solo tenemos aplicar algunas simples formulas.

Esto no se está complicando, en realidad es mucho más sencillo de lo que parece. Si recordamos la escuela sabemos que hay cuatro operaciones matemáticas básicas:

Sumar: Escribe “=SUM” en una celda en blanco donde quieras que aparezca el total de la suma, después haces click en las celdas que deseas sumar y presionas Enter.

Restar: Escribe “=” en la celda donde quieras que aparezca la resta, hacemos click en la celda que a la que le queremos restar, escribimos “-“, y hacemos click en la celda que queremos restarle a la anterior y presionas Enter.

Multiplicar: Escribe “=” en una celda en blanco donde quieras que aparezca el total, hacemos click en la celda que queremos multiplicar, escribimos “*”, hacemos click en la segunda celda y presionamos Enter.

Dividir: Escribe “=” en una celda en blanco donde quieras que aparezca el resultado, hacemos click en la celda que queremos dividir, escribimos “/”, hacemos click en el numero por el que queremos dividir la celda anterior y presionamos Enter.

Puede verse un poco complicado puesto en palabras, pero una vez leída la explicación si practicamos un poco con Excel un rato podremos ver lo fácil que es realizar todas estas operaciones.

4. Inmovilizar Paneles.

No hay nada peor que navegar grandes hojas de cálculo y tener que estar volviendo al inicio de nuestra hoja para fijarnos en los encabezados de nuestras columnas. Afortunadamente Excel nos permite inmovilizar nuestros encabezados y mantener los números de nuestra fila justo donde están. Esto significa que los seguiremos viendo a pesar de cuanto bajemos en nuestra hoja de cálculo. Podemos hacer esto seleccionando la opción de Inmovilizar Paneles.

Para esto:

  • Hacemos click en la fila debajo de los encabezados de nuestra columna
  • Buscamos la pestaña “Vista” en el menú superior
  • Hacemos click en “Inmovilizar Paneles”

5. Inserta la Fecha Actual.

Si estás cansado de la repetitiva tarea de fijarte en la fecha del día en el menú inferior de la computadora cada vez que necesitas introducirla en tu hoja de cálculo puedes ahorrarte mucho tiempo acostumbrándote a usar un atajo del teclado súper sencillo.

Nos ubicamos en una celda vacía y presionamos “Ctrl” + “;”

De esta forma Excel automáticamente rellenara la celda con la fecha exacta del día.

6. Hacer el Mismo Cambio en Múltiples Hojas de Trabajo.

Cuando trabajamos con grandes archivos y necesitamos hacer el mismo cambio en todas las hojas de trabajo que tenemos creadas no tenemos que preocuparnos, sería una locura tener que modificar una a una cada hoja. Excel permite que hagamos un cambio y que este sea aplicado en todas las hojas que deseemos.

Para hacerlo tenemos que:

  • Mantenemos presionada la tecla de Control (Ctrl) en nuestro teclado
  • Hacemos click en las pestañas de nuestro archivo que queremos seleccionar
  • Hacemos el cambio que deseamos en una celda
  • El cambio realizado debería ser realizado de igual forma en el resto de hojas de cálculo seleccionadas.

Puedes pensar que todos estos trucos son sumamente sencillos, pero se trata exactamente de eso, Excel puede parecer un poco intimidante al principio, pero una vez empiezas a apreciar la facilidad que trae a tu vida es imposible no empezar a utilizarlo cada vez más hasta el momento en el que se vuelve una herramienta más de nuestro día a día. Sigue atento a nuestro blog para conocer más trucos imperdibles para aplicar en Excel.