En esta ocasión aprenderemos cuatro formas distintas para comparar archivos con Microsoft Excel, puede sorprendernos la cantidad de veces que necesitamos comparar los resultados de dos hojas de calculo para ver si hay coincidencias o errores entre ellas. Imaginemos que dos personas, Ricardo y Alejandra, realizaron por su cuenta el inventario de una tienda. A la hora de corroborar la información se dieron cuenta de que había ciertos detalles que no coincidían por lo que nos encontramos con un caso en el cual tendríamos que verificar dos inventarios para ver qué datos no coinciden entre sí.

Guía en Video:

También puedes ver este mismo problema en nuestro canal; donde lo explicamos de una forma sencilla para que puedas comprender todo 😃.

Forma n° 1

Para resolver este problema podemos pensar como una solución verificar cada inventario para encontrar las diferencias entre sí por nuestra cuenta. Para esto recomendamos utilizar un atajo del teclado presionando las teclas Windows + ←, de esta forma la ventana que tengamos abierta se posicionará a la izquierda y podremos seleccionar otra aplicación que queramos abrir al lado de nuestra ventana, de esta forma podemos trabajar con dos ventanas lado a lado rápidamente. Esto no solo funciona solo con Excel sino con todos los programas de Windows.

Forma n° 2

Una alternativa a esto es buscar en el menú superior de Excel la pestaña de “Vista” y seleccionar el botón de “Organizar Todo” al hacer esto se abrirá una nueva ventana que nos preguntará de qué forma queremos organizar nuestros archivos, dependiendo de la forma en la que trabajemos más cómodamente podemos seleccionar la que nos convenga. Y al hacer clic en “Aceptar” obtendremos el mismo resultado.

Podemos llegar a pensar que en comparación con el atajo del teclado esta opción tiene más pasos y por consiguiente es mucho más lenta. Pero Excel nos brinda una ventaja a la hora de trabajar con sus herramientas, una vez tenemos nuestros dos archivos en paralelo, si buscamos en la pestaña de “Vista” nuevamente podremos encontrar el botón de “Ver en paralelo”.

Esta herramienta hace que los dos archivos de Excel se sincronicen. Y si además seleccionamos el botón de “Desplazamiento sincrónico” podremos desplazarnos en ambas hojas de cálculo de forma simultánea, haciéndonos muchísimo más sencilla la tarea de buscar las diferencias en dos archivos.

Imaginemos otro escenario en el que no tenemos dos archivos distintos sino un mismo archivo con información en pestañas distintas. Siendo este el caso Excel nos permite visualizar la información de dos pestañas de forma simultánea. Para esto debemos tomar en cuenta que no debemos abrir el mismo archivo dos veces. Abrimos nuestro archivo una sola vez y una vez esté abierto buscamos en la pestaña de “Vista” del menú superior el botón “Nueva Ventana”, al presionarlo Excel abrirá una nueva ventana con el mismo archivo que ya tenemos abierto, una vez hecho esto solo tenemos que utilizar las herramientas de ver en paralelo y desplazamiento sincrónico para poder visualizar y manejar fácilmente toda la información de nuestro archivo. Al hacer esto debemos tomar en consideración que cada cambio que hagamos en una celda realizara la misma modificación en la otra ventana.

Estas herramientas suelen venir de maravilla cuando queremos hacer comparaciones rápidas en archivos que sabemos tienen pocos errores ya que evidentemente, ponernos a buscar manualmente coincidencias en libros de trabajo muy grandes podría tomarnos demasiado tiempo. Es por esto por lo que ahora presentaremos unas alternativas que solucionaran nuestra búsqueda de una forma mucho más practica y sencilla.

Forma n° 3

La tercera manera que recomendamos para comparar dos archivos es con la herramienta de Formato Condicional. Para esto seleccionaremos todas las celdas con la información que deseamos comparar y buscaremos en el menú superior de Excel la pestaña de Inicio donde conseguiremos el botón de Formato Condicional- > Administrar reglas.

Una vez hagamos esto se abrirá una nueva ventana en la que seleccionaremos “Nueva regla”, se abrirá una ventana adicional en la cual definiremos nuestra nueva regla. Seleccionamos la opción “Aplicar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”. En la casilla de “Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera” introduciremos la formula con la que Excel comparara los archivos por nosotros.

Escribimos la fórmula:                                                                 

=A1<>Alejandra!A1

Y seleccionamos en “formato” el color con el que queremos sombrear los elementos que sean diferentes, por ejemplo, con color rojo. Lo que queremos hacer con esta regla es que compare dos celdas entre sí en cada pestaña, en el caso de ser diferentes Excel nos lo indicará sombreando dichos elementos.

Una vez aplicamos nuestra regla a todo nuestro documento, Excel nos señalará qué celdas no coinciden entre sí con lo que podremos identificar rápidamente los errores de nuestra hoja.

Ya con esto podríamos dar por solucionado un problema como el que planteamos, pero existe una forma incluso más detallada con la cual podemos obtener información respecto a qué celdas no coinciden en un documento.

Forma n°4

Utilizando la función “si” podemos crear una matriz en una nueva pestaña que nos muestre más detalladamente que celdas no coinciden entre sí. Para esto le diremos a nuestra función que compare cada celda, y en caso de no coincidir una con la otra que escriba en la celda en cuestión qué información contiene cada tabla.

Para esto solo tenemos que crear una nueva pestaña dentro de nuestro documento, una vez allí seleccionaremos todas las celdas que comprendan los datos que queremos verificar en nuestras otras pestañas, para este caso particular seleccionamos desde la columna A hasta la columna E y bajamos hasta la fila 74. Una vez tenemos seleccionadas todas las celdas deseadas solo tenemos que introducir la siguiente formula:

=si(Ricardo!A1=Alejandra!A1,"","Valor Ric: "&Ricardo!A1&CHAR(10)&"Valor Ale: "&Alejandra!A1)

Con esta formula creamos una condicional que compara cada celda, en caso de no haber coincidencia la función nos indicará qué información contiene la celda en cuestión en cada caso. De esta forma podemos analizar nuestra comparación de forma aún más detallada ya que tendremos en la misma celda las dos variables posibles.

Con la función si la forma en la que Excel nos muestra los datos hace que la comparación de datos sea sumamente sencilla. Es pertinente tomar en cuenta que la función “si” cambia a “if” si el idioma de nuestra computadora está en ingles por lo cual debemos estar atentos para que nuestra formula funcione. Lamentablemente, aunque solucionamos el problema de ver qué casillas no coincidían esto no hace que sepamos qué dato es el verdadero por lo que tendríamos que verificar los datos que sabemos están errados para saber cual información es la correcta.

Indudablemente comparar archivos y datos de hojas de cálculos distintas o similares no es una tarea que realicemos todos los días, pero inevitablemente siempre puede surgir algún detalle por el que tal vez nos veamos en una situación similar a la que describimos en nuestro ejemplo.

😉 Con estas cuatro formas de comparar datos la próxima vez que necesitemos ver si una celda coincide con otra tendremos un abanico de soluciones para resolver nuestra problemática fácilmente en función de cual nos sirva más en cada caso.