Las tablas dinámicas son una de las herramientas más productivas que nos presenta Excel, y así como pasa con la mayoría de sus funcionalidades, pasamos por alto el potencial que podemos alcanzar en nuestra oficina o trabajo por desconocimiento del alcance que tienen las opciones que usamos diariamente.

En el caso de las tablas dinámicas tenemos el Total Acumulado de datos, una opción presentada por las tablas dinámicas que puede llegar a ser de mucha ayuda para determinadas situaciones.

Guía en Video:

A continuación les presentamos un video que los puede ayudar a entender este tema de: Sumas Cumulativas 🤗

Como hacer sumas en Excel

Para nuestro ejemplo utilizaremos esta tabla que nos proporciona datos de fecha, productos, ingresos, entre otras cosas. Partiendo de ella calcularemos su total acumulado y su porcentaje acumulado para tener un análisis detallado de los ingresos generados en esta empresa.

Por supuesto, lo primero que tenemos que hacer es insertar una tabla dinámica desde la pestaña Insertar en el menú superior.

Como ya sabemos, las tablas dinámicas pueden organizar los datos de nuestra tabla muy rápidamente, brindándonos información clave como la cantidad de ventas ocurridas en cada mes, pero, si quisiéramos calcular la acumulación de esta información ¿qué tendríamos que hacer?

Aquí es donde tenemos que dividirnos entre las personas más actualizadas, con versiones de Office de 2013 en adelante, y las personas que todavía mantienen Excel 2007 en sus computadoras, puesto que este truco solo está disponible para las versiones más modernas del programa. En el caso de Excel 2007 también podemos conseguir un resultado parecido, pero teniendo que utilizar Power Pivot obligatoriamente.

En caso de tener una versión más nueva solo tenemos que hacer clic derecho en la suma de cantidades y seleccionar Total en…

Se abrirá una nueva ventana en la que tendremos que indicar cuál es el campo base entorno al que se calculará la totalización de los datos, en este caso elegiremos Fecha.

De esta manera tendremos nuestras cantidades proyectadas de forma acumulativa cronológicamente, pero esto no se detiene aquí. Podemos añadir una columna más de cantidad al campo de valores de nuestra tabla dinámica para seguir aprovechando estas características.

Repetimos el proceso anterior con la nueva columna de cantidad, pero esta vez seleccionando % del total en…, a diferencia que la opción anterior, con esta podemos visualizar el porcentaje total de las cantidades vendidas a lo largo del año.

Esto puede ser muy útil, el único inconveniente que esta opción presenta es no tener un mejor filtrado de fechas más optimo, ya que como podemos observar, una vez culminados los datos de un año, el siguiente año no continúa acumulándose, sino que empieza a calcular la sumatoria desde cero una vez más, como una alternativa podríamos conseguir este resultado sin este problema, pero tendríamos que utilizar Power Pivot para lograrlo.

La suma cumulativa no se limita solo a fechas, también podemos aplicarlo a productos siguiendo los mismos pasos, pero seleccionando la categoría deseada en los campos de información requeridos.

Esto puede parecer poco útil, pero es en este tipo de situaciones donde tenemos que pensar como sacar provecho de la información que Excel nos proporciona. Tal vez visualizar el monto acumulativo que proporcionan nuestros productos no sea tan útil, pero si seleccionamos Ordenar de Mayor a Menor desde la pestaña Datos tendremos ordenados los productos que mayor rentabilidad nos proporcionan, lo cual sí es un dato bastante útil dependiendo de cómo se use.

Si queremos detallar aún más esta información, al igual que con el ejemplo anterior también podemos visualizar el porcentaje de los ingresos en forma de suma cumulativa. Si lo vemos con cabeza fría, en unos dos minutos y con un par de clics Excel nos informa que solo tres de nuestros artículos representan el 80% de nuestros ingresos.

Es innegable la ayuda que nos brinda Excel en nuestro día a día, pero también puede llegar a sorprendernos lo que podemos conseguir explorando un poco más las herramientas que ya utilizamos en nuestro día a día.