De tu Celular a Excel en 1 segundo 😉

Obtén aquí 👇 Nuestra plantilla completamente Gratis para que comiences a registrar tus Gastos y puedas llevar un mejor control de tus finanzas.

Captura tus Gastos en tu celular y guárdalos en automático en un Excel que se automatiza solo. 😱

De esta manera podrás llevar un registro de tus gastos donde quiera que estés y te sera más sencillo anotar hasta los gastos mínimos.

Durante los últimos años el mundo ha sufrido una de las crisis económicas más grandes de las últimas décadas. Con la llegada de la pandemia del coronavirus millones de empresas han tenido que recortar personal y sueldo, además de modificar la modalidad de trabajo en la mayoría de las industrias al cambiarse al trabajo desde casa. Esto representa una oportunidad casi imperante para tomar control sobre nuestras finanzas personales, por lo cual el primer paso que debemos seguir para conseguir la libertad financiera es capturar cada uno de nuestros gastos.

Esto es algo para lo que tenemos un sinfín de opciones, desde llevar la cuenta con una simple hoja de papel y un lápiz hasta optar por softwares pagos que registren nuestros gastos en su sistema, pero el día de hoy ofrecemos una alternativa para la cual solo necesitamos Microsoft Excel, y los formularios de Google con los que podemos registrar los gastos del día a día de forma automática en una hoja de trabajo desde nuestro teléfono. Las oportunidades que esto nos presenta son gigantescas, y lo que necesitamos para tener un presupuesto casi automático es seguir los sencillos pasos que detallamos a continuación.

Para empezar, necesitamos una cuenta de Google, desde la cual accederemos a la herramienta de Google Drive en: drive.google.com, una vez allí haremos clic en el botón de Nuevo desde el cual se abrirá una lista desplegable en la que seleccionaremos Formularios de Google. Esta herramienta como su nombre lo indica está diseñada para realizar formularios, pero nosotros la utilizaremos para registrar nuestros gastos de una forma rápida y sencilla.

La herramienta de Formulario nos permite añadir diferentes tipos de elementos a los que podemos responder. Al lado derecho del formulario que estamos creando tenemos una barra de herramientas desde la que podemos agregar más ítems al formulario en cuestión. En este caso incluiremos preguntas referentes al monto gastado, el método de pago que utilizamos, la categoría en la que podemos incluir el gasto y la opción de especificar detalles sobre el gasto. La herramienta de formulario nos presenta un abanico de opciones en lo referente a la manera de introducir la información, ya sea escribiendo manualmente la respuesta, eligiendo desde una lista desplegable o una selección múltiple, podemos elegir la opción que más se ajuste a nuestras necesidades.

Una vez hayamos concluido con la creación de las diferentes preguntas que queremos incluir dentro de nuestro formulario, debemos crear además un archivo de Google Sheets donde serán registrados todos los datos que queramos almacenar. Para hacer esto debemos seleccionar la opción de Respuestas, desde la ventana editable del formulario y hacer clic en el icono de Google Sheets.

Se abrirá una nueva ventana en la que deberemos indicar si queremos crear una nueva hoja de calculo o seleccionar una existente, en este caso crearemos una nueva y seleccionaremos Crear.

Como podemos apreciar se creará de forma automática una nueva hoja de cálculo con una tabla conformada por los datos que recolectamos dentro del formulario.

Si hacemos una prueba introduciendo cualquier monto podemos observar como la hoja de calculo de Google Sheets se actualiza automáticamente.

En este punto podríamos guardar el formulario para utilizarlo cada vez que realicemos un gasto de forma que quede registrado automáticamente en nuestra hoja de la nube, pero aún necesitamos seguir un par de pasos más para vincular dichos datos con un archivo de Microsoft Excel, donde tenemos acceso a más funcionalidades para procesar los datos del día a día. Lo primero que tenemos que hacer es modificar las opciones de privacidad del documento de Google, por defecto debemos proporcionar acceso manual a la persona que queremos permitir acceder a nuestros archivos, pero en este caso le indicaremos al documento que cualquiera con el link de nuestra hoja de trabajo pueda acceder a ella sin problemas.

Hacemos clic en Compartir, se abrirá una nueva ventana con las opciones de privacidad del documento, y en la sección de obtener enlace seleccionaremos Cambiar a cualquier persona con el enlace. Hacemos clic en Hecho y nuestra nueva configuración será actualizada.

Para el siguiente paso, seleccionaremos la pestaña de Archivo en el documento de Google Sheets y haremos clic en la opción Publicar en la Web. Después de seleccionar dicha acción se abrirá una nueva ventana con las opciones de publicación de la hoja y donde indicaremos que accederemos al contenido desde un documento de Microsoft Excel.

Para terminar con este paso hacemos clic en Publicar, posteriormente el documento nos proporcionará un link que copiaremos y utilizaremos para vincular los datos del documento a nuestro archivo de Excel.

El siguiente paso lo debemos realizar desde Microsoft Excel. Una vez en nuestro documento debemos indicarle al programa que deseamos cargar en la hoja de calculo los datos almacenados en nuestro documento de Google Sheets. Para esto seleccionamos la pestaña de Datos en el menú superior de Excel, y buscamos la opción Obtener datos externos, y hacemos clic en Desde la web.

Al hacer esto se abrirá una nueva ventana donde debemos pegar el enlace que obtuvimos desde nuestro archivo de Google Sheets. Hacemos clic en Importar y Excel descargará los datos del enlace indicado en nuestra hoja de cálculo de Excel.

Una vez tenemos los datos en nuestro documento de Microsoft Excel nos dirigiremos nuevamente a la pestaña de Datos, en la cual seleccionaremos la opción de Obtener y transformar desde una tabla, indicamos la ubicación de la tabla y se abrirá una ventana del editor de Power Query.

Una vez allí nos aseguraremos de que las columnas de la tabla están formateadas de la forma deseada, es decir, la marca temporal con formato de fecha y hora, la columna de montos en formato de numero y el resto en formato de texto. Con verificar que todo está correcto es suficiente, en caso de realizar algún cambio seleccionamos la opción de Cerrar y cargar en la pestaña de Inicio de Power Query.

El paso final para terminar con nuestro enlace entre documentos es configurar la frecuencia con la que queremos que se actualicen nuestros datos. Para esto seleccionamos la función de Propiedades en la opción de Conexiones de la pestaña de Datos en el menú superior de Excel. Dentro de la ventana de propiedades que se abrirá seleccionaremos el botón de Propiedades de Conexión, se abrirá una ventana más en la cual habilitaremos que el archivo se actualice cada minuto y cada vez que abramos el archivo. De esta forma nos aseguramos que nuestro archivo de Excel siempre esté al día con los gastos que vayamos introduciendo en el formulario de Google.

Puede parecer que hay que seguir muchos pasos para configurar nuestro formulario y posteriormente enlazarlo a nuestro documento de Excel, pero una vez hemos seguido estos pasos por primera vez no debemos preocuparnos por nada más que registrar los datos en el formulario cada vez que realicemos un gasto. Una vez tenemos todo en orden podemos incluso crear un acceso directo desde la pantalla de nuestro teléfono para acceder al formulario y registrar así los gastos más rápidamente, e incluso utilizar los datos proporcionados en nuestro documento de Excel para manejar nuestro presupuesto de una forma visual y eficiente que nos ayude a consolidar la libertad financiera que buscamos. 👍