¿Qué es la validación de datos? ¿Para que sirve la validación de datos en Excel? Tipos de validación de datos

Conoce la respuesta ¡Aquí! en este artículo 😉

El día de hoy conoceremos todas las opciones de Validación de Datos que Excel nos presenta. Esta herramienta es especialmente útil para evitar que otras personas introduzcan datos incorrectos en nuestros libros de trabajo.

Entre las opciones que podemos encontrar en la herramienta tenemos las listas validadas, una opción sumamente conocida y utilizada por la facilidad que nos brinda a la hora de introducir ítems recurrentes en nuestras hojas de cálculo, pero vamos a ver cómo la validación de datos va mucho más allá que las listas, ofreciéndonos un sinfín de opciones para limitar lo que los usuarios pueden escribir en una celda definida, cierta cantidad de letras, números dentro de un rango concreto, números telefónicos con un formato especifico, las posibilidades son simplemente impresionantes. A lo largo de todo este articulo revisaremos distintos casos y ejemplos de validación de datos, con lo que para el final de esta publicación seremos todos unos expertos en lo que a esta herramienta se refiere. 😎👌

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En esta guía completa veremos absolutamente todas las cosas que esta función de Excel puede hacer. ¡Que esperas!

Limitar la Entrada a un Numero Entero

La validación de datos permitirá que establezcamos una serie de parámetros o reglas para poder introducir información en las celdas de un documento, en este caso limitaremos a los usuarios a introducir números únicamente comprendidos entre 1 y 10. Dentro de esta lógica, si tratáramos de introducir un numero fuera de los anteriormente dichos, Excel mostraría una ventana de error.

Lo primero que necesitamos hacer es seleccionar la celda en la cual queremos validar la información. Después, ubicaremos la pestaña de Datos en el menú superior, una vez allí seleccionaremos el botón de Validación de datos. Al hacer esto, se abrirá una nueva ventana desde la que podremos seleccionar las opciones de validación que queramos sea cual sea el caso. Para este ejemplo concreto seleccionamos precisamente que deseamos permitir únicamente números enteros comprendidos entre 1 y 10.

Una vez realizados los pasos anteriores puede parecer que no haya pasado nada, pero en caso de introducir datos diferentes a los que especificamos podremos apreciar como aparece un mensaje de error, además de no permitirnos introducir la información errónea en la celda.

Como mencionamos anteriormente, la validación se hace especialmente útil en situaciones en las que una persona genera el libro de trabajo o el formulario en cuestión, para después ser rellenados por personas distintas. Para evitar confusiones e ineficiencias, dentro de la misma herramienta de validación de datos encontramos la opción de añadir un mensaje a la celda y así especificar el tipo de información aceptada por la validación.

Solo debemos seleccionar la pestaña de Mensaje de entrada dentro de la ventana de validación de datos, allí tenemos la posibilidad de incluir un título y un mensaje predeterminado que será visible cada vez que un usuario seleccione la celda validada. Este mensaje, además de la validación en sí, puede ser modificados en cualquier momento en caso de así desearlo.

En principio podríamos creer que con estas instrucciones es suficiente para asegurarnos no tener problemas con nuestros empleados o cualquiera sea la persona encargada de rellenar la hoja de trabajo, pero aún así, para asegurarse todavía más de que la información llegue al usuario, en caso de que este ignore las instrucciones e introduzca un numero fuera del rango de 1 a 10, podemos personalizar el mensaje de error que aparecerá a continuación.

En la ventana de Validación de datos tenemos una tercera pestaña llamada Mensaje de error, es aquí donde podemos configurar a nuestro gusto el mensaje que se mostrará en caso de introducir un dato errado, podemos elegir el icono del mensaje, un título y los detalles del error.

La validación de datos es una herramienta sumamente poderosa, no solo por el orden que trae a nuestros documentos, sino por las diversas funciones que encontramos dentro de ella, como la posibilidad de incluir instrucciones, o de personalizar el mensaje de error.

Ciertamente, con lo expuesto anteriormente es suficiente para poder utilizar la herramienta sin ningún tipo de problema, pero a continuación nos dedicaremos a detallar a fondo el alcance total que tiene esta herramienta de Microsoft Excel. Sin ir muy lejos, podríamos tomar otro ejemplo de números enteros, en el que limitemos a los usuarios a hacer entradas mayores o iguales al valor de otra celda. Por ejemplo, si tuviésemos un numero de dependientes especifico y sus deducciones fuesen iguales al doble de su número.

Como podemos apreciar, a la hora de configurar la validación de datos seguimos permitiendo numeros enteros, pero modificamos la relación matematica definiendo que solo queremos permitir numero iguales o mayores al mínimo que estableceremos, y por último, vemos una de las grandes ventajas de esta función, establecer el limite deseado mediante una formula muy sencilla. En este caso la celda A14 es la que contiene nuestro numero de dependientes, por lo que con simplemente multiplicar el contenido de dicha celda por 2, ya obtenemos el limite deseado para la celda de la validación.

Limitar Entrada a un Decimal.

Podemos tomar los ejemplos anteriores de números enteros como una introducción, pero como mencionamos previamente, en esta publicación nos daremos la tarea de discutir diversos ejemplos en los que podemos poner en practica la validación de datos.

En este caso, un ejemplo en el que podríamos trabajar con numeros decimales es cuando utilizamos porcentajes, como cuando tenemos el sueldo base de un empleado y queremos calcular un aumento de sueldo para el mismo, manteniendo una limitación en su aumento de un maximo de 3%. Utilizando la limitación, nos ahorramos un aumento fuera de los numeros proyectados por la empresa.

Solo debemos seguir los pasos anteriormente detallados para introducir una validación de datos en la celda deseada, pero esta vez permitiendo como criterio de validación números decimales ya que, según las propiedades de la matemática los porcentajes no son números enteros sino decimales. Es necesario siempre tomar en cuenta con qué tipo de información trabajamos para configurar las funciones de Excel de forma acorde.

Lista de validación de datos con una tabla para un origen.

Las listas validadas no pueden pasar desapercibidas, siendo una de las mayores utilidades que nos presenta la herramienta de validación de datos. En caso de no saber cómo o para qué funcionan no hay problema. Las listas validadas suelen ser utilizadas cuando requerimos entradas de texto en las que sabemos que los usuarios pueden cometer errores fácilmente, para evitar esto seleccionamos una serie de ítems definidos desde una tabla y así no podremos ingresar ningún dato en la celda limitada que no sea uno de los ítems previamente estipulados.

Aunque pueda parecer complicado o algo muy específico, podemos seleccionar la opción de lista de entre los criterios de validación permitidos en la ventana de Validación de datos. Después de seleccionar lista solo debemos sombrear las celdas deseadas de la tabla de origen y tendremos nuestra validación completa.

Esta opción incluso despliega la lista de opciones disponibles en la celda limitada en caso de querer ver las opciones que podemos elegir, también se puede introducir la entrada manualmente y siempre que coincida con la tabla de origen no tendremos ningún problema.

Limitar una lista a determinadas entradas

En este ejemplo veremos como podemos limitar varias celdas a la vez con una sola limitación. Para empezar, contamos con una tabla con diversas categorías enumeradas con un centro de coste especifico.

No obstante, en otra pestaña de la misma hoja de trabajo tenemos una tabla en la que mediante una fórmula de Buscarv, al introducir el número de uno de los centros de costes, la información se actualizará indicándonos la categoría perteneciente al centro de coste. Para este ejemplo limitaremos un conjunto de celdas para permitir únicamente introducir número de tres dígitos.

Utilizando la breve información detallada en los ejemplos anteriores y un poco de ingenio podemos limitar fácilmente las celdas seleccionadas en la tabla para que solo puedan ser introducidos en ellas números de tres dígitos. Aún así, esta no es la forma más eficiente para reducir el margen de error en este caso particular.

La respuesta más eficiente para este caso sería simplemente utilizar una lista validada con la que directamente seleccionemos los ítems de la tabla en la que se encuentran los centros de costes. Respecto a esto solo hay un problema y es para aquellos usuarios con una versión de Excel anterior la edición de 2010, en la que aún no se podían utilizar como referencia fuentes pertenecientes a pestañas distintas a la pestaña en la que trabajamos, esto puede solucionarse con alternativas como copiar la tabla de origen a la pestaña en la que estamos trabajando, o mejor aún, actualizando nuestra versión de Office.

Con este ejemplo queda claro que no solo podemos hacer una limitación en varias celdas al mismo tiempo, sino que también podemos tomar como referencia datos provenientes de otras pestañas de nuestro documento.

Limitar los usuarios solo a entradas de fecha.

Entre las diversas opciones que nos presenta la validación de datos están presentes los formatos de fecha, podemos limitar que la información a ser introducida en una celda sean únicamente valores de fecha.

Por ejemplo, si estuviésemos calculando qué días de permiso requiere uno de nuestros empleados podemos limitar que la fecha de inicio de las vacaciones nunca sea anterior a la fecha del día en el que se modifica el documento. Para esto definimos en nuestro criterio de validación que requeriremos valores de fecha, y dentro de la fecha inicial utilizaremos la formula =HOY(), con esta simple formula nos ahorramos que cualquier usuario introduzca una fecha sin sentido para la información que requerimos.

Por otro lado, para asegurarnos de mantener coherencia por igual en la fecha de finalización del permiso, podemos simplemente indicar que los usuarios pueden introducir cualquier fecha siempre y cuando esta sea mayor a la fecha de inicio del permiso. Como podemos observar, la misma función nos sigue ofreciendo diversas soluciones utilizando la misma lógica en cada uno de los casos planteados.

Limitar los usuarios solo a entradas de tiempo

Al igual que con las fechas, la herramienta de validación de datos nos presenta opciones de limitación a la hora de tratar con horarios. Esto puede ser especialmente útil cuando trabajamos para empresas en las que el horario laboral está muy definido, y queremos evadir interrumpir el tiempo de proyectos o quehaceres con otro tipo de tareas no tan relevantes.

Para este ejemplo limitaremos una celda en función de que solo podamos introducir horarios comprendidos entre la hora de entrada y la hora de salida de la empresa. El proceso para insertar la validación es parecido, solo debemos especificar que nuestro criterio de validación son horas y ajustar los parámetros a nuestro gusto. En este caso las horas están comprendidas en formato de 24 horas, pero podríamos cambiarlo muy fácilmente ajustando el formato a nuestro gusto, sin afectar de ninguna forma la validación.

Limitar las entradas a una determinada longitud de texto

Otro de los criterios de limitación que tenemos a nuestra disposición con la validación de datos es la longitud de texto, con esto podemos especificar el número de caracteres específico que quisiéramos poner como limite en una celda determinada.

Lo único que debemos hacer es seleccionar la opción de longitud del texto, el máximo de caracteres deseados e indicar que permitiremos una cantidad de caracteres menor o igual a la especificada. Al igual que las demás opciones, introducir esta validación es muy sencillo. No obstante, debemos tomar en consideración un detalle muy importante, y es que esta validación solo se aplica a texto, es decir, que si introdujéramos más caracteres que nuestro limite en números, la validación no los filtraría, ya que funciona específicamente con texto.

Si quisiéramos limitar la cantidad de números a introducir lo podríamos hacer como especificamos en el ejemplo de limitaciones de lista de determinadas entradas, hay que tomar este detalle en cuenta para no cometer errores en nuestros libros de trabajo.

Limitar Presupuesto de Recursos Humanos.

La validación de datos también es de suma utilidad cuando debemos trabajar en base a un presupuesto predefinido, en caso de no querer arriesgarnos a sobrepasar nuestro limite podemos aplicar la validación.

En este caso volvemos a seleccionar como criterio de validación el numero entero, pero definiendo que solo permitiremos montos menores o iguales al establecido. Seleccionamos el número, o la casilla que pondremos como límite y completaremos la validación.

Debemos tener cuidado ya que, si modificamos la validación, la información que esté previamente escrita en la celda no se verá afectada. Es decir, si tenemos un presupuesto de 65000 y en nuestra celda escribimos 60000, no habrá problema, pero si modificamos el limite del presupuesto a una cifra menor, como 55000, la validación de datos no detectará la cifra 60000 como un monto erróneo puesto que estaba desde antes de la modificación.

Honestamente en este caso podríamos añadir una formula como =si y nos ahorraríamos todo tipo de complicaciones referente a cambios en la información, pero no está demás saber que la validación de datos también sirve para esto.

Opción personalizada con una fórmula para restringir una entrada de texto

A pesar de que todos los ejemplos mencionados anteriormente hacen nuestra vida más sencilla de diversas formas, no representan más que lo más elemental que nos ofrece la validación de datos, esto es debido a que la herramienta nos permite, además de las diversas opciones predeterminadas, el personalizar según sea nuestra necesidad el criterio de validación.

Por ejemplo, para este caso imaginemos que trabajamos con productos y debemos especificar su código en una tabla, dicho código debe empezar siempre por las siglas ID-, cosa para la cual, efectivamente, la validación de datos nos permite asegurarnos de que en caso contrario no permita guardar información que no cumpla este requerimiento.

La forma en la que Excel permite que definamos con exactitud qué limitación queremos realizar es mediante fórmulas. Debemos introducir formulas basadas en verdadero o falso, es decir, que en caso de cumplirse permitan a la información guardarse en la celda o de lo contrario, no permitir que los datos erróneos se almacenen. Siguiendo esta premisa podemos utilizar una formula como: =Y(IZQUIERDA(A4,3)=”ID-“;LARGO(A4) > 9) en la que tenemos dos condiciones a ser cumplidas.

Utilizar la validación de datos para un caso como este nos ahorra arriesgarnos a errores humanos a la hora de lidiar con cosas tan específicas como los códigos de un producto. Aún así, podemos encontrar una alternativa a la limitación para conseguir un resultado similar.

Podemos acceder al menú de formato presionando Ctrl + 1, una vez se haya abierto la ventana de formatos podemos seleccionar la categoría Personalizado. Aquí podemos, efectivamente, personalizar el formato de la celda a nuestra conveniencia. En este caso si definimos “ID-“####### Excel interpretará los símbolos de numeral como números por lo que cada vez que introduzcamos siete dígitos, añadirá automáticamente la partícula ID- al principio. Aunque esta forma es igual de valida, seguimos recomendando la validación de datos para este tipo de tareas ya que podemos evadir errores por completo.

Opción personalizada con una fórmula para asegurar una entrada de texto

Continuando con el ejemplo anterior, si estamos trabajando con información referente a productos, no solo tendríamos que preocuparnos por el código sino también del nombre de cada uno de ellos. En este caso no nos enfocaremos en números sino en asegurarnos de que solo pueda almacenarse en una celda contenido textual. Si nos fijamos en las opciones predeterminadas de la validación de datos podremos notar que no hay ninguna función que nos ayude a conseguir esto, pero aun así nos proporciona la opción de hacerlo manualmente.

Una vez más necesitamos personalizar el criterio de la validación, pero en este caso utilizaremos una formula mucho más sencilla. Afortunadamente, dentro del directorio de formulas de Excel podemos encontrar una formula que hace exactamente lo que necesitamos, con =ESTEXTO(B22) nos aseguramos de limitar la celda deseada a que solo guarde información en formato de texto.

Formato de fecha para verificar requisito de edad

Para este ejemplo necesitamos conseguir que nuestra validación solo permita que aquellos usuarios mayores de edad introduzcan su fecha de nacimiento. Esto puede conseguirse muy fácilmente seleccionando fecha como criterio de validación y definiendo una fecha respecto a la que todos los datos introducidos deban ser menores. Es decir, si solo permitiremos a participantes mayores de edad llenar nuestro formulario podemos tomar como referencia el 31/07/2003 e indicar como validas solo fechas menores o iguales a la misma.

También podríamos conseguir este resultado mediante un criterio de validación personalizado, pero eso implicaría utilizar una formula mucho más complicada que simplemente utilizando el criterio de fecha.

Opción personalizada: entradas únicas exclusivamente

En este caso queremos encontrar una forma con la que la validación de datos se asegure de que no repetimos valores a lo largo de una lista. La utilidad que le podemos dar a esto es increíble, pero para lograrlo debemos definir la validación con una formula que se asegure de que no repetimos los elementos de dicha lista.

A pesar de que estamos trabajando en base a una lista no seleccionaremos la opción de lista para la validación, sino un criterio personalizado. La forma en la que nos aseguraremos de no repetir la información es mediante una fórmula de contar.si, con =CONTAR.SI($A$4:$A$12;A4) = 1 conseguimos lo que nos plantemos para este ejemplo. Nos aseguramos de que las celdas a ser contadas estén fijas y de que solo se cuente 1 ítem por cada celda de la lista.

Esta es una aplicación bastante interesante para la validación de datos utilizando la formula de contar.si, si entendemos los fundamentos con los que las formulas de validación funcionan, ósea, cuando algo se cumple es válido, y cuando no, no puede ser introducido, se abrirá un mundo de posibilidades con las que podemos validar nuestra información independientemente de cuál sea nuestro contexto.

Como pudimos observar a lo largo de la publicación, con tan solo una herramienta de Excel como lo es la Validación de Datos podemos acceder a un sin numero de usos y soluciones para diversos problemas que encontramos en el día a día. Muchas veces un pequeño error en una hoja de calculo puede desencadenar una cadena de eventos fatal, pero con la validación de datos nos olvidamos de esto por completo. No solo nos aseguramos de que otros usuarios no introduzcan mal la información requerida, sino que además nos permite comunicarnos eficientemente con ellos indicándoles exactamente qué requiere el documento y poderles corregir sin necesidad de perder tiempo o llevar un error a su máxima expresión. Lo mejor es que el potencial de la función es prácticamente infinito, con algo de ingenio podemos blindar nuestros documentos para cualquier contexto, además de poder modificar nuestros limites cuando queramos. Para nosotros es simplemente, una de las mejores funciones de Excel.