¿Qué es una tabla dinámica?

El día de hoy comenzaremos con una breve introducción a lo que son tablas dinámicas y cómo trabajar con ellas.

Las tablas dinámicas son básicamente una de las razones de ser de Excel. Podemos contar con hojas de cálculos, formulas o cualquier otra de las herramientas que nos proporciona Excel, pero una vez aprendamos a trabajar con tablas dinámicas tendremos la ventaja de tener a Excel prácticamente trabajando por nosotros. Cualquier reporte o resumen que necesitemos lo podemos obtener inmediatamente con una tabla dinámica.

Una de las bases del mundo del Excel es el ambiente de tablas dinámicas. Pero para empezar a armar una tabla dinámica primero necesitamos una tabla normal con datos. La tabla de datos normal es fundamental ya que los datos tienen que estar dados de cierta manera para poder ser interpretados por una tabla dinámica. Un error muy común es el no trabajar con datos expresados de manera correcta, lo cual inevitablemente hace que Excel no pueda ejecutar los cálculos correspondientes y terminemos perdiendo tiempo y esfuerzo.

Guía en Video:

👆👆 Aquí les dejamos un video donde damos una introducción al tema de tablas dinámicas 👆👆 ¡Explicación paso a paso!

La verdad es que cuando nos referimos a datos expresados de una forma en especifica no nos referimos a nada complicado. Solo tenemos que tener en cuenta que debemos expresar las categorías de forma horizontal y los valores de forma vertical, como en el ejemplo siguiente:

Como podemos observar tenemos una tabla con los datos de un restaurant. Cada tipo de dato está especificado en la primera fila como columnas y cada dato está listado de forma vertical en la columna a la que pertenece. Tenemos que tener todos nuestros datos expresados de esta forma. No podemos pretender trabajar de una forma distinta a esta debido a las preferencias de trabajo de cada quien, esta simplemente es la forma correcta con la que Excel podrá interpretar nuestros datos, si no tomamos esto en cuenta entonces perderemos nuestro tiempo y no habrá diferencia con llevar nuestros datos anotados en un cuaderno.

Por otro lado, si seguimos el orden correcto podremos analizar nuestros datos rápidamente con una herramienta que prácticamente hace todo el trabajo por nosotros como lo es Excel.

Antes de siquiera pensar en trabajar con tablas dinámicas tenemos que saber crear tablas correctas que Excel pueda reconocer sin problemas.

Una vez que nos aseguremos de que nuestros datos están expresados de forma adecuada los siguientes pasos para insertar una tabla dinámica son muy sencillos.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar cualquier celda de nuestra tabla y nos dirigimos al menú superior, buscamos la pestaña de Insertar y seleccionamos el botón de “Tabla Dinámica”.

Al hacer click en el botón Excel reconocerá automáticamente la tabla de la que vienen los datos. En este caso crearemos nuestra tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo y haremos clic en Aceptar.

Una vez tenemos nuestra tabla dinámica podemos comenzar a obtener los beneficios que nos brinda esta herramienta. Al tener seleccionada la tabla aparecerá en el lado derecho del programa los campos de la tabla dinámica, manipulando estos campos podremos obtener la información que nosotros queramos fácilmente.

Digamos entonces que queremos ver los ingresos por mes del restaurant. Podemos ir a nuestra tabla original y pensar ¿Qué información necesitaría para resolver esta incógnita? Necesitaríamos la fecha, para agrupar los datos en meses y necesitaríamos el precio, para sumar cuanto entro al restaurante por las ventas de dichos meses.

Como podemos observar, con indicarle al menos un valor con el cual empezar a trabajar la tabla dinámica ya empieza a realizar cálculos. En este caso con solo seleccionar la columna de precio obtenemos la suma total de todos los ítems listados en dicha columna.

Entonces, al agregar otro campo a las áreas que nos proporciona la tabla para ser analizadas, como la fecha. La tabla nos presenta una vez más nuestros datos ordenados de una forma práctica basada en los campos que le indicamos.

Además de esto, una vez hemos seleccionado los datos con los que queremos trabajar podemos visualizarlos de la forma que prefiramos. En el ejemplo anterior las fechas fueron organizadas en años y trimestres, pero esto es algo completamente modificable. Solo es cuestión de explorar la herramienta y ver las opciones de formato que nos ofrece para cada campo.

Entonces, ya dimos un pequeño vistazo a las posibilidades que nos permite esta herramienta. Pero ahora enfoquémonos en conocerla un poco más. Si nos fijamos en los campos de la tabla dinámica vemos que tenemos cuatro recuadros diferentes ¿Para qué sirven? ¿Qué tienen de diferente? Son preguntas clave para manejar las tablas a la perfección.

En el recuadro de “Valores” arrastraremos siempre las cantidades con las que queramos realizar operaciones matemáticas, en este caso sumamos los precios de todos los productos vendidos en el restaurante, pero si hacemos clic derecho en el campo de valores y seleccionamos “Configuración de Campo de Valor” podremos acceder a once operaciones matemáticas distintas.

En el caso de “Filas” y “Columnas” no hay una regla a tomar en cuenta para los ítems que colocamos en ellos. Los datos que pongamos en filas serán visualizados de forma vertical y los que pongamos en columnas de forma horizontal en la tabla. Más allá de la estética o de la mejor forma en la que nos parezca mejor podemos mover los datos de un recuadro a otro hasta que estemos conformes con el resultado.

Como podemos ver en este caso al ubicar los datos de “Tipo” en columnas. La información de mi tabla se segmentó de una forma más detallada.

Por último, el recuadro de “Filtros” evidentemente funciona para filtrar los datos de nuestra preferencia.

En este caso nuestro filtro son los meseros que atendieron. Una vez añadimos el filtro podemos ver como en las celdas superiores a nuestra tabla aparece una lista que nos permite filtrar los datos con cada uno de los elementos presentados en la tabla original.

Si tenemos de Excel 2010 en adelante podemos incluso filtrar nuestra información de una forma más interactiva. Esto es especialmente útil para trabajar con presentaciones o con personas con conocimientos muy limitados del programa. Si seleccionamos la pestaña de “Analizar” en el menú superior y hacemos click en “Insertar Segmentación de Datos” se abrirá una nueva pestaña desde la cual seleccionaremos la columna con los datos que queremos filtrar. En este caso hacemos clic en “Atendió” y después en aceptar.

Aparecerá un recuadro con las distintas categorías de nuestro filtro y con solo hacer clic en la que queramos podremos ver los datos específicos de cada quien en la tabla. No hay ninguna diferencia a nivel práctico más allá de lo interactivo de cada herramienta.

Más allá de la facilidad que nos presentan las tablas dinámicas en el análisis de datos, su funcionalidad no acaba allí. Si nos vamos a la pestaña de diseño podremos darle el estilo que queramos a nuestra tabla con tan solo un par de clics, esto en adición a la facilidad con la que podremos manejarlas a lo largo de nuestro libro de trabajo (copiarlas, cortarlas y pegarlas con un par de clics). Además, podemos usar nuestra tabla como base para gráficos y tiene una excelente sinergia con el resto de útiles herramientas que nos proporciona Excel, lo cual hace que las tablas dinámicas sean una de las mejores opciones que tenemos para crear nuestros reportes y presentaciones.

Con estos conocimientos podemos dar un pequeño vistazo a todo el potencial que tienen estas tablas, una vez hemos cumplido con el requisito básico de tener los datos de la tabla original en orden podemos explorar nuestra tabla dinámica como queramos para ver de qué forma podemos optimizar la visualización de los datos que más nos interesen.