Si has estado viviendo en una cueva durante los últimos años y no tienes idea de los usos de Microsoft Excel en la oficina…

¡Pues no te preocupes más!

La lista de maneras en la que los negocios utilizan Excel es bastante larga debido a su gran funcionalidad, pero para efectos prácticos te presentamos a continuación una lista con el top 10 de sus usos.

En su nivel más básico utilizamos Excel para guardar información, analizarla, organizarla y reportarla de la forma más conveniente. Su uso es extremadamente popular en los negocios ya que este programa cuenta con unas hojas de cálculo muy visuales y bastante sencillas de usar.

Algunos de los usos más comunes de Excel en esta área son el análisis empresarial, el manejo de recursos humanos, informes de desempeño, y gestión de operaciones en general.

1. Análisis Empresarial. 👩‍💻

El uso principal de Microsoft Excel en la oficina es el análisis empresarial. Los análisis empresariales están comprendidos por el uso de la información recolectada para influir positivamente en la toma de decisiones. Normalmente las empresas recolectan información en sus actividades del día a día. Esta información puede venir de las ventas de los productos, el tráfico web generado, los gastos, reclamaciones de seguro, entre otras operaciones que pueden ser cuantificadas.

El Análisis Empresarial no es más que la toma de decisiones útiles para las personas que manejan la empresa. Por ejemplo, si llevamos un reporte semanal de rentabilidad podemos resolver preguntas como qué días se produce más y qué influye en ello.

2. Dirección de Personal. 👨‍💼

Puede ser sorpresivo para algunas personas darse cuenta de que uno de los mayores usos que tiene Excel es el de gestionar personas, pero este programa nos proporciona poderosas herramientas para organizar la información de un gran número de personas, sean empleados, clientes o pasantes.

Utilizar Excel es la forma más eficiente para almacenar y organizar la información de una nómina. Podemos darle a cada celda o columna su propio criterio y almacenar cosas como nombres, correos electrónicos, fechas, productos comprados, subscripciones y números de contacto.

3. Gestión de Operaciones. 🔩

Muchísimas empresas dependen fuertemente de Excel para la gestión de sus operaciones del día a día. Las actividades empresariales suelen acarrear consigo una logística complicada. El flujo del inventario debe estar controlado para que podamos mantener nuestras operaciones ininterrumpidas, sin exceder las existencias de nuestros productos ni que se agoten los mismos. Para esto necesitamos tener un seguimiento las transacciones con los clientes y proveedores, tener en cuenta fechas importantes y gestionar los horarios y el tiempo en general.

Empresas de mayor tamaño como Amazon pueden optar por usas sistemas empresariales sofisticados diseñados a medida para la gestión de sus operaciones en particular, pero Excel funciona como una herramienta perfecta para empresas más pequeñas. Una de las ventajas de Excel es precisamente su accesibilidad, la cual permite a millones de personas utilizar el software sin muchas complicaciones.

4. Informes de Ejecución. 📋

El monitoreo y reporte del rendimiento de una empresa es un tipo de análisis empresarial que puede ser realizado fácilmente con Microsoft Excel. Por ejemplo, hoy en día muchísimos contadores siguen utilizando Excel en vez de otras alternativas.

Una forma bastante común de convertir datos en informes de ejecución en Excel es con la herramienta de Tablas Dinámicas. Con simplemente insertar una tabla dinámica podemos acceder a información sumamente útil para nosotros de una forma rápida y sencilla. Esta herramienta va particularmente de la mano con los informes de ejecución debido a las numerosas funciones que tienen, lo cual permite que tareas como realizar operaciones matemáticas con ciertos tipos de información en específico algo que podemos realizar sin problemas.

5. Administración de Oficinas. 🏢

Los administradores suelen utilizar Excel para almacenar y registrar la mayoría de información que posteriormente utilizaran en sus reportes de contabilidad e información financiera, así como su análisis empresarial e informe de rendimiento.

Más allá de mantener registros, Excel es de ayuda en las oficinas para apoyar las tareas del día a día como: facturación, pago de facturas y el contacto con proveedores y clientes. Excel es simplemente una herramienta que se adapta demasiado bien a la gestión de las actividades de una oficina.

6. Análisis Estratégico. 📈

El análisis estratégico es donde las decisiones empresariales están más cerca de conectarse con los datos, formulas y hojas de cálculo en lo que a Excel se refiere. Se utiliza Excel como una herramienta para guiar acciones como inversiones y asignación de activos.

Por ejemplo, basados en un modelo de Excel podríamos tomar la decisión de contratar un seguro de cambio. En este sector el análisis de las hojas de cálculo está dirigido a influenciar decisiones en un área en específico.

7. Gestión de Proyectos. 🧮

Aunque la mayoría de los directores de proyectos tienen acceso a softwares especializados en la gestión de proyectos, un libro de trabajo en Excel suele ser una alternativa bastante efectiva. Los proyectos suelen ser actividades empresariales que normalmente tienen un presupuesto y una fecha de inicio y finalización. Los planes para llevar a cabo dichos proyectos pueden ser manejados utilizando un libro de trabajo, desde el que posteriormente podremos verificar el progreso y mantener nuestro proyecto al día.

Una ventaja de utilizar Excel es que podemos compartir fácilmente nuestro libro de trabajo con otras personas, incluyendo a personas que no tienen familiaridad o acceso a programas especializados.

8. Gestión de Programas. 💻

Excel también es una plataforma excelente para la gestión de programas. Puede adaptarse a manejar las características específicas de cualquier programa que queramos definir y gracias a que Excel es tan conocido podemos compartir nuestros programas con diversas personas, ya sea para dividir la gestión del programa o para cederle los datos a un nuevo administrador.

Un programa es algo similar a un proyecto, pero puede tratarse de algo en curso y que dependa de la participación de sus usuarios. Excel ayuda a los administradores a organizar recursos, tener un seguimiento preciso del progreso y mantener la información de los participantes.

9. Administración de Contratos. 📝

Los administradores de contratos suelen utilizar Excel ya que este proporciona una sencilla forma para registrar los detalles del contrato, incluyendo sus fechas, plazos, entregas y pagos.

De hecho, existen muchas plantillas para la administración de contratos disponibles, que pueden ser adaptadas para cumplir las necesidades particulares de cada tipo o nivel de contrato dependiendo del contexto.

10. Administración de Cuentas. 💳

Usualmente las empresas requieren de alguien competente en Excel para la administración de cuentas, ya que estos pueden recibir y mantener sin problemas los registros de múltiples clientes.

El trabajo de un gerente de cuentas consiste en fomentar las relaciones con los clientes ya existentes de la empresa. Sus metas principales consisten en mantener la lealtad de sus consumidores para que estos vuelvan a solicitar los servicios de la empresa. Es una posición relacionada con el marketing bastante popular entre los profesionales en el área de administración de empresas.

Excel es bastante utilizado en esta posición debido a la sencillez con la que permite compartir y mantener el perfil de diversos clientes.

¿Por Qué Necesitas Habilidades de Excel en el Área de Negocios? 💼😎

Si esta lista no te ha convencido todavía a pesar de la gran utilidad que brinda Excel en el área de los negocios no hay problema. No todos los trabajos utilizan Excel, y en aquellos que se utiliza es considerado como una habilidad adicional más que la principal a dominar. No obstante, su uso es bastante popular y con bastante razón. Tener buenas habilidades manejando las hojas de cálculo nos brinda la habilidad de trabajar en todo tipo de tareas, además de poder interpretar más fácilmente el valor de la información compartida en los libros de trabajo.

Indudablemente, una vez que aprendes a usar Excel no hay vuelta atrás. Empezarás a utilizarlo más y más, simplemente es una plataforma demasiado accesible y que puede ser usada tanto para tareas sencillas como sofisticadas transacciones empresariales.