Tanto el formato de hoja de cálculo de Excel como el de archivos PDF son bastante populares no solo a la hora de realizar gestiones ofimáticas, sino que son constantemente utilizados para gestionar archivos de toda índole. Es por esto que probablemente hayamos necesitado el convertir un archivo de Excel a PDF más de una vez, por lo cual el día de hoy aprenderemos 5 maneras diferentes con las que fácilmente podemos convertir nuestro archivo de Excel a PDF sin necesidad de utilizar programas adicionales.

También aprende a convertir archivos de PDF a Excel con A2 😉

1.- Guardar como PDF

Este es el método más utilizado y quizás el más sencillo a la hora de convertir nuestros libros de trabajo a PDF. Quizás esta misma simplicidad haga que la opción pase desapercibida para algunos, pero la realidad es que Excel nos permite guardar nuestros documentos directamente en PDF.

  1. Abrimos la pestaña de Archivo.
  2. Seleccionamos Guardar Como.
  3. Elegimos PDF como nuestro tipo de archivo
  4. Hacemos clic en el botón Guardar.

De esta forma nuestro nuevo archivo PDF será guardado en la ubicación que hayamos indicado. Si queremos cambiar la ubicación en la que el archivo será guardado debemos hacerlo desde el menú de guardado, adicionalmente si queremos acceder a otras opciones avanzadas de archivo PDF podemos hacerlo desde el botón Más Opciones, justo debajo de donde seleccionamos el tipo de archivo deseado.

Esto hará que se abra un menú con distintas opciones que podemos seleccionar según sean nuestras preferencias.

2.- Exportar como PDF

No solo podemos guardar nuestro archivo directamente como PDF, sino que también lo podemos exportar como tal, para esto repetimos un procedimiento similar, para exportar nuestro Excel como archivo PDF:

  1. Abrimos la pestaña de Archivo.
  2. Seleccionamos el botón de Exportar.
  3. Hacemos clic en el botón Crear Documento PDF/XPS.

Esto hará que aparezca una nueva ventana en la cual indicaremos dónde queremos publicar nuestro archivo, de forma muy similar a como hicimos en el menú de Guardar Como, esta ventana también nos presenta la posibilidad de abrir opciones adicionales para las preferencias que queramos añadir a nuestro archivo PDF.

3.- Acceso Rápido Desde la Barra de Herramientas para Publicar como PDF

Si las opciones anteriores nos parecían sencillas de seguir puede que no creamos que Excel nos ofrezca una manera de hacer lo mismo incluso más rápidamente, pero podemos añadir el comando de publicar como PDF a nuestra barra de herramientas para ahorrarnos el tener que acceder a la pestaña de Archivo y tener la facilidad de solo presionar un botón.

Para esto solo tenemos que añadir el botón a nuestra barra de herramientas haciendo clic derecho en cualquier sitio sobre ella, elegimos Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, esto hará que se abra el menú de Opciones de Excel donde podremos añadir el comando de Publicar como PDF o XPS. Los pasos a seguir para esto son:

  1. Asegurarnos de que estamos en la pestaña de Barra de Acceso Rápido en el menú de opciones.
  2. Seleccionar Todos los Comandos.
  3. Ubicar entre las distintas opciones Publicar como PDF o XPS.
  4. Hacer clic en el botón Añadir para que el comando se agregue a nuestra selección entre los comandos de la barra de acceso rápido.
  5. Hacer clic en el botón Aceptar.

Solo tenemos que seguir el proceso para añadir el comando a nuestra barra de herramientas una vez, después de agregar nuestro comando a la barra tan solo tenemos que presionarlo cuando queramos guardar nuestro documento como PDF con un solo clic.

4.- Comando para Enviar el Documento como PDF en un Correo Electrónico.

Una vez más Excel nos ofrece un comando específico que podemos agregar a la barra de acceso rápido para realizar no solo una función, sino dos. Este comando nos permite guardar nuestro archivo de Excel como PDF, además de crear un correo electrónico con dicho archivo adjunto, todo esto con un solo clic y sin nada de código, esto es especialmente útil si usualmente debemos enviar nuestros PDF mediante correo electrónico.

Para esto seguimos un procedimiento similar al del paso anterior, hacemos clic derecho en la barra de acceso rápido y seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Una vez abierto el menú con las Opciones de Excel podemos buscar el comando de Enviar como PDF Adjunto. Para esto debemos:

  1. Asegurarnos de que estamos en la pestaña de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido en el menú de opciones.
  2. Seleccionar Todos los Comandos.
  3. Ubicar entre las opciones Correo con PDF Adjunto
  4. Hacemos clic en el botón Añadir para agregar el comando a nuestra selección en la barra de herramientas.
  5. Hacemos clic en Aceptar.

Una vez hecho esto podremos enviar nuestro documento por correo en formato PDF con tan solo un par de clics, el correo se abrirá en el programa Outlook con el nombre de nuestro documento como Asunto y nuestro archivo adjunto, esto puede ser especialmente practico para alguien que requiere de hacer estas acciones varias veces en su trabajo.

5.- Convertir Archivo a PDF en Power Automate

Todas las opciones presentadas anteriormente son sumamente útiles para realizar la tarea que buscamos ahorrándonos bastantes clics, pero estas opciones aun así no son del todo automáticas. Para esto existe una opción dentro de Power Automate que puede convertir archivos de Excel a PDF, lo que significa que podemos incluir esta acción dentro de algún tipo de proceso automatizado, abriendo opciones como crear y enviar facturas en formato PDF por correo al final del mes, por tomar un ejemplo.

Para esto necesitamos que el archivo a convertir este guardado en OneDrive. Necesitamos añadir dos acciones para automatizar el archivo, el primero para convertir el archivo y el segundo para crear el archivo. Para esto seguimos los siguientes pasos:

1.- Añadimos un comando de Convertir Archivo desde la interfaz de OneDrive:

Seleccionamos el archivo que queremos convertir.

Seleccionamos PDF como el tipo de archivo al que deseamos hacer la conversión.

2.- Añadimos un comando de Crear Archivo desde la Interfaz de OneDrive.

Seleccionamos la carpeta donde queremos crear el archivo PDF

Nombramos el archivo de la forma deseada, asegurándonos de que al final del título añadimos la extensión .pdf

Hacemos clic en el botón de contenido dinámico y definimos como el contenido deseado el archivo convertido previamente.

Después de seguir estos pasos tendremos un proceso automatizado con el que podremos hacer aún más rápida la conversión de nuestros datos a PDF.

Convertir archivos de Excel a PDF es una tarea común y dependiendo de cuál sea nuestro caso podemos llegar a hacerlo varias veces en un mismo día, afortunadamente tenemos a la mano diversas opciones presentes dentro y fuera de Excel con lo que esto no tiene por qué ser un problema para nosotros.