El día de hoy trabajaremos a fondo con operaciones de suma dentro de Excel, nos enfocaremos especialmente en la función de sumar.si y sumar.si conjunto. Al trabajar con hojas de calculo en nuestro oficio sabemos que una de las operaciones que más utilizamos es la suma, por lo cual es una habilidad que debemos asegurarnos de tener optimizada al máximo.

Guía en Video:

Para los que prefieren lo hablado a lo leído, aquí les traemos un video explicativo. 😉👇

Video extraído del curso gratuito de Excel de A2 Capacitación.

Hay personas con conocimientos básicos de Excel que piensan que dominan la suma, pero que probablemente solo saben hacer esto:

Trabajar con la función =suma puede servirnos mientras aprendemos lo básico de Excel, pero hay que tener presente que hay formas más optimas de realizar esta operación si queremos optimizar nuestro tiempo dentro del programa. Para una tabla como la de nuestro ejemplo podríamos obtener el resultado de todas nuestras operaciones con solo un comando.

Para hacer esto solo tendríamos que seleccionar todas las celdas que queremos sumar, incluyendo las casillas en las que queremos obtener nuestro resultado y aplicar una Auto Suma mediante nuestro teclado pulsando las teclas Alt+Shift+0. Esta no es solo la forma más optima de sumar, sino que además la mayor parte de las personas desconocen las alternativas que tenemos a =suma dentro de Excel.

El problema con las funciones adicionales que tenemos para sumas, especialmente las sumas condicionales, como sumar.si es que estas funciones están un poco obsoletas, con esto no queremos decir que sean menos útiles o que estén descontinuadas, sino que dentro de Excel podemos encontrar alternativas que nos brindan los mismos resultados de una forma muchísimo más fácil, como con las tablas dinámicas.

Esto no significa que no debamos aprender cómo utilizar estas funciones, todavía existen muchas personas que consideran estas opciones de Excel como la herramienta principal que deberíamos utilizar en nuestras hojas de trabajo, aunque esto no sea cierto, por lo que no está de más aprender cómo utilizarlas para impresionar a nuestros superiores, pero teniendo presente que podemos conseguir los mismos resultados con otras alternativas.

Tenemos esta tabla con información referente al pago de facturas de una compañía, de entre los distintos datos presentes queremos calcular cuál es el total de las facturas vencidas.

Podríamos pensar que la solución más sencilla para esto es evaluar manualmente qué facturas están vencidas y sumar casilla por casilla, pero esto no solo sería una pérdida de valioso tiempo, sino que además podemos arriesgarnos a cometer un error humano, o de tener que cambiar la información de las celdas seleccionadas y que nuestra suma no se actualice junto con nuestra celda. Obviamente, la alternativa más optima para resolver esto sería con =sumar.si.

Sumar.si puede llegar a ser confuso debido a que la gente suele desconocer cómo funcionan sus argumentos. Podemos seleccionar f(x) en nuestra barra de fórmulas para abrir una ventana con más información respecto a esto. Sumar.si funciona con tres argumentos:

  1. Rango: Aquí seleccionamos todas las celdas en las que la función tomará los elementos a considerar para la operación, en este caso nuestro rango es la columna “Diferencia”, donde tenemos los datos que nos indican qué facturas están vencidas.
  2. Criterio: En este argumento indicaremos a nuestra función qué condición deben cumplir los datos dentro del rango para ser tomados en cuenta para la suma, como queremos calcular facturas vencidas indicaremos entre comillas que queremos sumar todas aquellas filas con números menores a 0.
  3. Rango_suma: Puede llegar a ser confuso para algunas personas, pero en este argumento le indicamos a la función qué elementos son los que realmente queremos sumar, es decir, en nuestro ejemplo para este argumento seleccionaremos la columna “Monto” puesto que de lo contrario nuestro sumar.si sumaria la cantidad de días de vencimiento de nuestras facturas, pero eso no es lo que queremos sumar, solo es el criterio a seguir para diferenciar qué elementos nos interesan, al darle un rango de suma a la función, esta podrá sumar los elementos deseados siguiendo el criterio indicado previamente.

Como dijimos, no es que sumar.si no funcione, o sea deficiente en su totalidad, pero podríamos llegar a resultados idénticos con una herramienta mucho más practica como una tabla dinámica.

En este ejemplo tenemos otra incógnita además del total de facturas vencidas que buscamos anteriormente ¿Qué pasaría si quisiéramos calcular el total de facturas no vencidas provenientes específicamente de Monterrey? Para resolver esta incógnita nos quedamos cortos con solo el sumar.si, ya que ahora no solo tenemos solo una condición que tomar en cuenta sino dos, es aquí donde entra en juego el sumar.si conjunto, la cual funciona similar a sumar.si, pero permitiéndonos añadir entre 1 y 250 criterios posibles, el único inconveniente con esto es que hay personas que a pesar de saber utilizar sumar.si no saben cómo introducir las condiciones en esta versión de la formula.

Una vez más, escribimos nuestra formula y presionamos el botón f(x) en la barra de fórmulas. Sumar.si conjunto nos pide mínimamente un criterio para funcionar, pero podemos añadir cuantos queramos. Lo único que debemos tomar en cuenta es que el criterio y el rango de criterio van de la mano, aquí es donde la mayoría de personas se confunde y no consigue hacer funcionar esta opción. Como podemos ver en la ventana de argumentos, para el criterio 1 elegimos Monterrey y además seleccionamos la columna “Oficina” como el rango de este criterio. No es más complicado que eso, pero es algo a tener muy presente. También es muy importante tener presente el escribir los criterios entre comillas, estos dos son pequeños errores que hacen que muchas personas no utilicen esta función por simple desconocimiento.

Si se nos hace muy complicado aprender los pasos para utilizar cada función ya que sabemos que hay otras herramientas que hacen el mismo trabajo por nosotros más fácilmente, no hay problema, con aprender como funciona sumar.si conjunto tenemos acceso a la misma función que sumar.si pero permitiéndonos añadir cuantas condiciones queramos.

Además de sumar dentro de Excel podemos encontrar funciones “conjunto” de otras operaciones matemáticas que funcionen similarmente, solo tenemos que buscar dentro de la biblioteca de funciones la que más se adapte a lo que buscamos y Excel hará todo el trabajo por nosotros.