Las hojas de cálculo nos ofrecen un amplio rango de ventajas si somos personas que manejan grandes cantidades de información, especialmente para aquellas personas que deban dirigir negocios, y es que lo programas de procesamiento de hojas de cálculo como Microsoft Excel nos proporcionan todas las herramientas necesarias para analizar y visualizar toda la información que necesitemos de la forma más accesible posible.

Si tenemos un conjunto de información numérica, financiera, estadística, o cualquier tipo de dato que queramos procesar, podemos utilizar una hoja de cálculo.

Las hojas de cálculo son una de las formas más lógicas y eficientes que la humanidad ha descubierto para manejar información. Simplemente, hay demasiadas ventajas a la hora de compilar, organizar, manejar y analizar información de esta forma. Sin importar la naturaleza de la misma, las hojas de cálculo nos presentan un sinfín de funciones para ayudarnos a extraer toda la información relacionada con nuestros datos de una forma en la que inclusive aquellas personas sin experiencia previa en el manejo de información puedan conseguir trabajar cómodamente gracias al diseño intuitivo de las hojas de cálculo.

Ventajas de las Hojas de Cálculo:

Mejor Organización

Cada tipo de información requiere de algún tipo de organización para que pueda ser interpretada de forma lógica por nuestra mente. Una de las ventajas de las hojas de cálculo es que nos proporcionan una forma eficiente de conseguir esto.

Podemos dividir nuestra información en piezas relevantes. Por ejemplo, si queremos calcular el beneficio proporcionado por un cliente especifico en una fecha específica, podríamos clasificar los títulos de las columnas como clientes y las filas como las fechas, y de esta forma podríamos obtener fácilmente una respuesta a nuestra incógnita.

Además, cuando estamos en una posición en la que añadimos información constantemente a nuestro documento, durante meses, incluso años, podíamos tener que invertir bastante tiempo para encontrar una pieza de información específica, pero esto no es así. Las hojas de cálculo nos facilitan esto al permitirnos crear distintas pestañas para dividir la información de nuestro libro de trabajo.

Cada pestaña es básicamente una página más en un libro, esta característica incrementa la organización de nuestras hojas de cálculo, permitiéndonos encontrar la información que queramos cuando la necesitemos.

Edición

A la hora de trabajar en una hoja de cálculo necesitamos introducir toda nuestra información en nuestro documento.

Cada pedazo de información es almacenado dentro de una celda independiente, estas celdas también pueden contener formulas, ya sea escritas por nosotros o seleccionadas de una lista de tareas comunes prediseñada. Por ejemplo, podríamos tener una celda en nuestra hoja que realice un cálculo basándose en valores de otras celdas, por lo que, si actualizamos los valores de dichas celdas, el resultado de nuestra formula se actualizara a su vez.

Por esto, las hojas de cálculo nos ofrecen una forma de mantener cálculos y análisis basados en nuestra información de forma casi automática.

Formulas

La capacidad de procesar fórmulas matemáticas es clave en la utilidad que las hojas de cálculo nos proporcionan. Tener la oportunidad de poder realizar cálculos numéricos mediante procesos preestablecidos hacen de las hojas de cálculo una maravilla. Cosas como comparar valores dentro de un rango especificado, evaluar que ciertos valores cumplan con condiciones específicas, realizar operaciones aritméticas, entre otras cosas, son solo algunas cosas que podemos conseguir con las hojas de trabajo.

Funciones Preestablecidas

Como dijimos, las formulas están entre las razones principales por las que las hojas de cálculo son tan útiles, pero una de las razones principales de su éxito es debido a que no tenemos que introducir dichas fórmulas de forma manual.

Los programas de hojas de cálculo nos proporcionan una lista de funciones preestablecidas que encapsulan formulas comunes, permitiendo a los usuarios aplicar dichas funciones sin tener que escribirlas manualmente. También podemos acceder a estas funciones preestablecidas mediante botones en la interfaz de nuestro programa de preferencia, algunos ejemplos de estas funciones pueden ser la filtración y organización de información, así como cálculos de sumas y porcentajes, por dar un ejemplo.

Representación Gráfica de la Información 📊

Cuando observamos un conjunto de números, aunque estén organizados de forma lógica en una hoja de cálculo, podemos llegar a sentirnos agobiados e incapaces de visualizar lo que toda esa información representa. No obstante, con programas como Excel tenemos herramientas con las que podemos presentar nuestra información con ayuda visual por medio de tablas o gráficos, lo que permite que los usuarios visualicen y comuniquen su información de una forma más óptima en sus presentaciones.

Ya sean gráficos de pie, lineales o de barras, con ellos podremos entender más fácilmente la información y planificar mejor nuestros reportes.

Facilitan el Trabajo Colaborativo

En muchos casos, las hojas de cálculo se originan desde una sola fuente, pero múltiples contribuyentes editan o añaden información adicional activamente, esta es otra de las grandes ventajas que nos ofrecen las hojas de cálculo, la capacidad de que distintas personas puedan acceder a nuestro documento dependiendo de cuál sea la ocasión.

Para ser completamente honestos, esta característica puede llegar a traer confusión si no hay comunicación efectiva entre las partes que se encargan de editar el documento, si esto pasa los usuarios podrían modificar la hoja de cálculo al mismo tiempo, o sobrescribir cambios realizados previamente por otro usuario.

Es por esto que, en Microsoft Excel, aunque podemos compartir nuestros libros de trabajo, solo una persona puede editarla a la vez. Obviamente, cada quien puede tener una copia local del archivo que puede modificar a su antojo, pero nos referimos a información intercomunicada. Para esto Google Sheets nos ofrece otro tipo de solución, en la que nos permite que varios usuarios puedan editar una hoja de cálculo centralizada al mismo tiempo, pero las celdas que están siendo editadas no pueden ser modificadas por otros usuarios.

Maneras en las que se Utilizan en los Negocios:

Las hojas de cálculo son utilizadas de diversas maneras en este tipo de contextos.

En general, las hojas de cálculo almacenan información, pero además proporcionan una variedad de herramientas con las que podemos manejar y procesar dicha información, lo cual es particularmente útil para los negocios. A través de las distintas características que detallamos hace un momento es posible procesar información matemática, estadística, financiera y organizacional, podemos basarnos en toda nuestra información y tomar mejores decisiones basándonos en ella. Cada tipo de negocio utiliza las hojas de cálculo como mejor les funciona, pero dichos usos suelen pertenecer a alguna de estas categorías:

Almacenar Información

La razón principal de las hojas de cálculo es almacenar información de forma estructurada. Nuestra información es ingresada en la celda que deseemos, dichas celdas pueden ser formateadas utilizando varias categorías de información, ya sea del tipo numérico, textual, financiero, entre otros. Como ya mencionamos, las celdas de nuestra hoja de trabajo pueden referenciar a otras celdas, basándose en sus coordenadas, utilizando la numeración de filas y columnas, lo que hace que con una sola hoja de cálculo podamos manejar distintos cúmulos de información sin relación de formato entre sí. Este tipo de cosas son útiles en el área de negocios para tareas comunes como el registro de gastos.

Analizar Datos

Una vez que hemos ingresado la información deseada en nuestra celda, podemos realizar distintas tareas analíticas con ellas. Esto incluye no solo funciones matemáticas, como adiciones o porcentajes, sino toda la biblioteca de funciones preestablecidas que el programa que utilicemos nos proporcione. Esto permite a las empresas organizar sus datos, filtrarlos y procesarlos. Especialmente cuando nos referimos a información financiera podemos concentrarnos en calcular beneficios y perdidas, dentro de un sentido general, las formulas y funciones de las hojas de cálculo nos permiten medir el desempeño de una amplia variedad de aspectos de nuestro negocio.

Presentación

Como mencionamos, las herramientas de softwares como Excel nos facilitan la visualización de nuestra información, podemos tomar la información que tengamos expresada en nuestra hoja de cálculo y presentarla dentro de una tabla, con una variedad de gráficos y opciones entre las que podemos elegir la que mejor se adapte a nosotros. Estos gráficos permiten que los gerentes puedan tener una mejor perspectiva de la información que les presentamos. Cada vez que representemos visualmente nuestra información encontramos un uso para contextos corporativos en forma de presentaciones, y además podemos controlar manualmente los aspectos que enfatizamos con nuestra gráfica, incluyendo el tipo, etiqueta, colores y una gran variedad de elementos que nos permiten ajustar el grafico a cómo queremos.

Planificación Futura

Las hojas de cálculo facilitan la planificación de eventos de dos maneras. Primero, nos permiten ser capaces de analizar y visualizar la información que tenemos de forma en la que podemos observar el desempeño de nuestro negocio, enfocando áreas para su crecimiento o reconsideración. Segundo, nos ayudan a calcular los efectos potenciales o cambios en nuestro modelo de negocios. Por ejemplo, si estamos utilizando información existente junto a un cambio potencial, como fluctuación en las ventas, podemos determinar el impacto de este cambio. Las hojas de cálculo funcionan como formulas condicionales, en las que podemos aplicar evaluaciones.

Conclusiones:

En resumen, hay muchísimas ventajas al utilizar hojas de cálculo, ya sea por su diseño orientado al pensamiento lógico, o las funciones que incluyen todos los programas de este tipo, simplemente hacen sumamente sencillas las tareas de compilación, organización, visualización y análisis de información. Podemos manipular información de manera mucho más efectiva y eficiente.

Después de aprender todas estas ventajas, estamos seguros de que, si aún no son parte de tu vida, con toda certeza por lo menos consideraras utilizar una hoja de cálculo la próxima vez que tengas que manejar grandes cantidades de información, los beneficios de estas contribuyen significativamente a la certeza y productividad de cualquier negocio.