Si te consideras una persona sin ningún tipo de conocimiento sobre Excel, esta publicación es la indicada para ti.

El día de hoy hablaremos acerca de los elementos más básicos que tiene este programa, desde conceptos tan simples como columna, celdas y filas hasta lo más básico posible. De tener un mínimo de experiencia en Excel tal vez este post no sea el adecuado para ti, pero en caso contrario llegaste al lugar correcto.

Antes que nada, tenemos que conocer cómo, por qué y para qué funciona Excel, este programa no es más que un software de hoja de cálculo, lo cual significa que nos permitirá realizar toda clase de operaciones matemáticas. Esto es especialmente útil para cuestiones relacionadas al manejo de datos, finanzas, recursos humanos, contabilidad, estadística, entre muchas otras cosas que podemos clasificar con Excel.

Guía en Video:

He aquí un video en el que te detallaremos todos los elementos que contiene Excel 😉

Suena maravilloso, y lo es, pero para lograr hacer estas cosas primero hay que aprender a utilizarlo. Y es que, a diferencia de los demás programas de Office como Word y Power Point, Excel es un mundo por sí mismo ya que al permitirnos hacer análisis de datos requerimos aprender un diverso número de funciones y fórmulas, por las que no debemos preocuparnos de momento, ya que comenzaremos por las cosas más sencillas, pero sin las que a la larga no podremos hacer casi nada.

Una vez abrimos el programa podemos observar las distintas características de la interfaz de Excel. A la izquierda podemos encontrar una lista con los archivos que hemos abierto recientemente y a la derecha tenemos distintas opciones disponibles para crear un nuevo libro de trabajo, ya sea que queramos iniciar con un libro en blanco o que tengamos alguna idea prestablecida de lo que queremos conseguir y podamos encontrarlo entre las distintas plantillas que tenemos a nuestra disposición.

Una vez comenzamos con un libro en blanco podemos ver el campo de trabajo que nos proporciona Excel. Para comenzar debemos tener claro que nuestro archivo consiste en un libro de trabajo dentro del cual podemos tener distintas hojas de trabajo según cuales sean nuestras necesidades.

Dependiendo de qué es lo que necesitemos podemos tener toda nuestra información dentro de una misma hoja, pero en algunos casos puede ser más cómodo dividir nuestra información en diversas hojas dentro del mismo documento.  En la esquina inferior izquierda encontramos un signo de + con el que podemos añadir cuantas hojas queramos, asimismo podemos nombrar cada hoja como prefiramos haciendo doble clic en su nombre.

Lo siguiente que debemos tomar en cuenta es que la unidad de trabajo principal con la cual trabajamos es la celda. Como podemos observar, cada celda dentro de la hoja está identificada con una coordenada, para entender cómo funciona este sistema debemos entender que, a su vez, la hoja de trabajo está dividida en filas y columnas. Las columnas se identifican con letras y están comprendidas verticalmente, mientras que las filas lo hacen horizontalmente y están enumeradas. Podemos saber fácilmente la coordenada de una celda fijándonos en el rectángulo debajo del menú superior.

Tanto con las celdas como con la gran mayoría de cosas que encontramos dentro de Excel encontramos una variedad de elementos con los que podemos hacer un sinfín de cosas a nuestro antojo debido a la capacidad de personalización que tiene el programa, por ejemplo, si escribimos información en una celda, pero nuestro enunciado se sale del límite de la celda podemos solucionarlo fácilmente, solo debemos situar nuestro mouse entre el límite de las columnas y podremos modificar el tamaño de la celda a nuestro gusto, esto funciona de igual forma para las filas.

Puede parecer complicado, pero con manejar lo más básico ya podremos lograr cosas sorprendentemente útiles, como un presupuesto básico para llevar nuestras finanzas.

Al igual que en los distintos programas de Microsoft Office, en la pestaña de Inicio en el menú superior podemos encontrar herramientas para modificar la fuente a nuestro antojo, ya sea su tamaño, color, estilo, o lo que queramos. Además, podemos encontrar opciones útiles a la hora de diseñar el formato que deseemos para nuestras celdas, como en este caso en el que tenemos un título, si ensancháramos la celda en la que este se encuentra, el texto afectaría a toda la columna, lo cual podría traernos problemas a la hora de trabajar con más datos en un futuro, para evadir esto solo debemos seleccionar las celdas del título y hacer clic en Combinar y Centrar, de esta manera se combinaran las celdas que abarque el título en una sola sin afectar las celdas de alrededor.

Otra cosa a tomar en consideración es que dependiendo de qué tipo de dato estamos procesando Excel nos puede ofrecer ciertas herramientas, en este caso estamos armando un presupuesto, dentro del que manejaremos números, pero no cualquier tipo de números, sino cifras que Excel entenderá como datos de contabilidad. Podemos obtener este formato seleccionando Formato de número de contabilidad en la pestaña de Inicio del menú superior. Además de encontrar un extenso número de formatos adaptables a cualquier dato con el que necesitemos trabajar.

A medida que añadimos más datos les damos el formato adecuado para poder procesarlos más fácilmente, en este caso, tenemos el monto de dinero con el que contamos al mes y una lista de gastos diversos, en casos como este en el que tenemos un conjunto de números que queremos sumar podemos hacerlo rápidamente utilizando el botón de Autosuma que encontramos en la pestaña de Inicio.

Si quisiéramos calcular el dinero restante que nos queda al mes, solo tendríamos que restar el total de nuestros egresos menos nuestro ingreso total. Debemos recalcar que para hacer una operación dentro de una celda debemos empezar con el símbolo =, en este caso para hacer la resta solo tenemos que hacer clic en la celda que queremos seleccionar, escribir el símbolo y Excel añadirá la información a la formula dentro de la celda.

Como ya dijimos, Excel nos facilita mucho la personalización de nuestra información. Esto es importante, ya que el estilo con el que presentemos la información influye en la forma en la que esta será recibida, ya sea para terceros o para nosotros mismos cada vez que abramos el archivo. Afortunadamente tenemos opciones como los Estilos de Celda en las que podemos encontrar una amplia gama de diseños para decorar nuestras celdas.

Efectivamente, con solo aplicar algo de color a algunas filas podemos ver un cambio gigantesco en la forma en la que visualizamos nuestro presupuesto. Podemos seguir personalizando como queramos, podríamos añadir bordes para delimitar aún más nuestra información y evitar confusiones.

Solo debemos seleccionar las celdas que queremos delinear y con la herramienta de Bordes en la pestaña de Inicio podremos elegir entre una variedad de opciones bastante grande. Por último, para optimizar aún más la forma en la que visualizamos la información de la hoja podemos optar por ocultar las líneas de cuadricula desde la pestaña de Vista en el menú superior.

Y bueno, rápidamente y casi sin ningún conocimiento previo pudimos diseñar un presupuesto bastante básico, pero funcional. Imagina lo que podemos lograr con algo más de conocimiento. Sinceramente, la curva de aprendizaje de Excel aumenta de aquí en adelante, pero nos recompensa permitiéndonos lograr cosas súper útiles y ahorrándonos un montón de tiempo a largo plazo.