Excel es una de las herramientas principales en cada oficina, simplemente es una herramienta extraordinaria para el día a día, es por esto que el día de hoy aprenderemos las funciones más básicas que nos presenta el programa. Si eres nuevo en Excel, y no sabes absolutamente nada todavía, estás en el lugar correcto.
Suma
La más elemental de todas las funciones es la suma, esta no tiene ningún misterio puesto que es la operación matemática más básica de todas, pero cuando nos encontramos en Excel tenemos ciertas opciones a la hora de utilizar esta función que pueden resultar en un ahorro, o una perdida de nuestro tiempo según cual elijamos.
Como podemos observar en el ejemplo, si nosotros quisiéramos podríamos sumar celda por celda manualmente utilizando el símbolo +,pero esa sería una de esas decisiones con las que tiramos a la basura nuestro valioso tiempo. El punto de Excel es optimizar procesos, por lo que todo este trabajo lo podemos hacer simplemente utilizando una función.
Al utilizar la función =suma(, solo tenemos que sombrear con el ratón las celdas que deseamos sumar y automáticamente Excel realizará la operación matemática por nosotros ahorrándonos un montón de tiempo. No obstante, Excel tiene una alternativa aún más veloz e impresionante para sumar datos dentro de una hoja de cálculo.
Tan solo tenemos que ubicarnos en la celda donde queremos el total de nuestra operación y seguir el atajo del teclado Alt+Shift+0, con este comando Excel sumara automáticamente los datos deseados sin tener que seguir ningún otro paso. Hay un mar de diferencia entre cada una de las formas que tenemos para sumar datos, sin mencionar las alternativas más avanzadas, es cuestión de practica para optimizar nuestro tiempo de trabajo una vez nos acostumbremos a las funciones.
Promedio
El promedio es una operación realizada constantemente a la hora de analizar datos, si recordamos nuestras clases de matemáticas sabremos que el promedio no es más que la suma de todo dividido entre el numero de elementos, por lo que si quisiéramos promediar las ventas promedio de un año podamos realizar una formula como la siguiente:
Pero estaríamos nuevamente incurriendo en el error de realizar todo el trabajo por nuestra cuenta cuando tenemos una herramienta poderosísima llamada Excel, donde podemos encontrar la función =promedio(, con la que solo tendremos que sombrear los elementos a promediar para obtener el resultado inmediatamente.
Contar
Esta función se hace especialmente útil cuando queremos saber la cantidad de elementos específicos que tenemos dentro de un rango concreto. No obstante, tenemos que tomar en consideración qué datos son los que vamos a contar, debido a que en Excel encontramos dos funciones distintas para esta tarea: =contar(, la cual funciona exclusivamente para contar datos numéricos y =contarA(, que nos sirve para contar cada celda que tenga al menos un carácter escrito así sean letras o símbolos.
Máximo
Entre las funciones que conoceremos el día de hoy tenemos la de =max(, la cual es sumamente sencilla, simplemente nos devuelve el valor más alto entre las celdas indicadas dentro de la función. Este tipo de herramientas se vuelven más y más practicas cuanto más grande es nuestro documento.
Operaciones con Fechas
Entre las cosas más útiles que Excel nos presenta está la posibilidad de procesar fechas con la misma facilidad con la que manejamos el resto de datos dentro de nuestra hoja de cálculo. Solo tenemos que aplicar cierta lógica particular dentro de Excel para no tener problemas a la hora de trabajar con fechas.
En este ejemplo queremos calcular la cantidad de días promedio en tránsito, para esto primero tenemos que calcular los días en tránsito totales haciendo una simple resta. Al tratarse de una resta debemos restar el número menor (Ordenado) al mayor (Recibido) puesto que al tratarse de fechas tendremos un error en caso de ingresar los datos en el orden erróneo.
En caso de obtener un resultado como este no hay nada que temer, como mencionamos anteriormente Excel tiene su propia lógica a la hora de trabajar con fechas, el programa cuenta cada fecha como un numero desde el 1/1/1900. En este caso no tenemos un resultado erróneo, solo tenemos que cambiar el formato de nuestra celda de formato de fecha a número y conseguiremos el resultado deseado.
Una vez tenemos la cantidad de días de transito de cada uno de los productos de nuestra lista, solo tendríamos que escribir la función de promedio para obtener automáticamente el resultado que buscamos.
Excel es una maravilla, tiene cientos de herramientas diseñadas para hacer más fácil nuestra vida, el día de hoy te presentamos algunas de las funciones más básicas que tiene Excel, pero si nos dirigimos al menú superior del programa, en la pestaña de Formulas, podremos encontrar una biblioteca con todas las funciones que tiene Excel, es mucho trabajo aprenderse absolutamente todas y saber cuándo usar cada una, pero para comenzar, este grupo de funciones que te presentamos hoy son ideales.
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