El día de hoy discutiremos las 5 fórmulas de Excel más indispensables para tu trabajo. Con estas 5 formulas podrás demostrar un dominio del programa por lo menos intermedio en cualquier momento. Elegimos estas fórmulas en específico ya que son especialmente útiles para personas con conocimientos muy básicos de Excel o para aquellos que estén buscando las herramientas más prácticas para refrescar sus conocimientos.
Las funciones que describiremos a continuación son AutoSuma, Condicional, BuscarV, Sumar.si y Texto. Estas fórmulas son indispensables para desenvolverse adecuadamente en el ambiente laboral por lo que a continuación explicaremos en detalle cómo utilizar cada una de ellas.
AutoSuma:
La suma es una de las operaciones matemáticas más elementales, por lo que obviamente a la hora de llevar las cuentas de nuestra empresa estamos constantemente sumando distintas cantidades. Hay diferentes formas de hacerlo, como usando la función “=suma(“ con la cual podemos sumar los elementos que queramos al seleccionar las celdas deseadas.
No obstante, esta no es la forma más eficiente de resolver las operaciones presentadas en el ejemplo. Microsoft desarrolló una herramienta muy útil para hacer nuestra vida más sencilla a la hora de sumar cantidades, solo tenemos que seleccionar la celda en la que queremos obtener nuestra suma y dirigirnos al menú superior para buscar Inicio>Autosuma.
Con esto nos ahorramos el tener que escribir y seleccionar los elementos que queremos sumar puesto que la herramienta lo hace automáticamente por nosotros. Pero podemos hacer esta operación aún más rápido, sin tener que escribir una función, ni tener que hacer clic en el botón de autosuma.
Para esto seleccionamos con el mouse todos los datos que nos interesa sumar, junto con las celdas amarillas en este caso que serán las celdas en las que obtendremos nuestros resultados y aplicamos la autosuma. Pero esta vez la aplicaremos utilizando los atajos del teclado para optimizar nuestro tiempo, podemos hacerlo presionando las teclas Alt + SHIFT + 0 o Alt + =
Y listo, de esta forma podemos realizar sumas más rápidamente utilizando al 100% la capacidad de nuestra herramienta.
Supongamos que no deseo sumar todos los elementos de la tabla, pues no importa. Simplemente nos situamos en la celda en la que deseamos obtener nuestro resultado y utilizamos el atajo del teclado. Aunque en este caso la autosuma nos sugiere automáticamente los elementos a tomar en cuenta nosotros podemos seleccionarlos manualmente para asegurarnos de sumar solo los elementos que nos interesen.
Como pueden ver, aunque salgamos de la tabla en la que tenemos nuestros datos podemos realizar la autosuma seleccionando manualmente las celdas a sumar. Si implementamos el uso de la autosuma en nuestro día a día podemos ahorrar una cantidad de tiempo increíble, además de poder trabajar de una forma más cómoda y sencilla en general.
Condicionales:
Esta es una de las herramientas más útiles cuando nos referimos al uso de Excel, en nuestras clases presenciales y en nuestro curso online abordamos esta función a detalle dedicando el tiempo que se merece para conocerla a fondo. A continuación, explicaremos cómo utilizarla con un ejemplo básico para entender de qué forma puede sernos de ayuda.
Digamos que trabajamos en una tienda que vende muebles y tenemos una promoción en la que en cada venta mayor a 2500 pesos se aplicará un descuento del 15%.
En este caso empezamos multiplicando la cantidad de los bienes por su precio para obtener el precio total de cada operación.
Una vez tenemos el precio total de cada una de nuestras operaciones entonces tenemos que encontrar la forma de restar al precio total un 15% de descuento, pero solo en aquellos montos mayores a 2500. Para esto utilizaremos la función “=si”
Una vez escribimos la función y abrimos el paréntesis Excel nos muestra la estructura en la que debemos ingresar los argumentos para que la función pueda trabajar correctamente. Pero en el caso de no dominar completamente la función recomendamos dirigirnos al botón de “insertar función” arriba de nuestra hoja de cálculo para que de esta forma se abra una nueva ventana en la que podremos trabajar más fácilmente.
Entonces, una vez se abre esta ventana podemos observar que para utilizar la función “si” tenemos que introducir tres argumentos:
- Prueba_lógica: Esto es básicamente lo que le pedimos a la función que revise, en nuestro caso queremos aplicar un descuento solamente a las cantidades mayores a 2500, por lo que en esta casilla seleccionaremos la celda de Precio Total de nuestra tabla>2500
- Valor_si_verdadero: En esta casilla debemos indicarle a la función qué tiene que hacer con el valor seleccionado en caso de que nuestra prueba lógica sea verdadera. En nuestro ejemplo queremos aplicar un descuento del 15% cada vez que esto sea verdadero, por lo que seleccionaremos nuevamente la celda de Precio Tota e indicaremos que lo queremos multiplicar por 0,15 para obtener el porcentaje deseado.
- Valor_si_falso: Aquí le indicaremos a la función qué hacer si nuestra prueba lógica no se cumple. En nuestro caso como solo queremos modificar el precio total cuando este sea mayor a 2500 y no queremos que ocurra nada si es menor a dicha cantidad simplemente introducimos un 0.
Y listo, utilizando esta función podemos obtener automáticamente el descuento en cada uno de los casos en los que sea necesario utilizando la función solo una vez.
La función si es importantísima ya que la mayoría de los cálculos que queremos realizar con Excel suelen ser variables por lo que conocer esta función es algo básico para cualquier persona que pretenda dominar Excel.
Buscar V:
Buscarv es para nosotros la reina de las funciones por todo el trabajo que nos ahorra. A pesar de que esta función en específico es una de las razones principales para utilizar Excel no muchas personas saben de su existencia y mucho menos el cómo utilizarla. A continuación, presentaremos un ejemplo básico para dar una idea de cuán importante puede ser esta simple función si la incorporamos a nuestras hojas de cálculo.
Buscarv funciona como si de un directorio telefónico se tratara. Podemos compararlo con un directorio estilo páginas amarillas de los que se usaban en los 90’s o inclusive la aplicación de Contactos que tenemos en nuestro teléfono, tanto la función como estos dos ejemplos siguen el mismo principio. Introducir un nombre que tengamos registrado y obtener la información referente al mismo.
En este ejemplo tenemos una tabla con información referente a números de parte, digamos que nos piden la información de la parte número K22-613, por lo que tendríamos que revisar manualmente cuál es el precio y cuál es el proveedor de esta parte en específico. Para ahorrarnos todo el trabajo que esto significa, en el cual gastaríamos una gran cantidad de tiempo, además de arriesgarnos a cometer un error humano podemos utilizar la función “buscarv”.
Nuevamente recomendamos hacer clic en “insertar función” para que Excel abra una ventana desde la que podremos trabajar más fácilmente en nuestra función sin cometer errores. Es importante también tomar en cuenta en qué idioma está nuestra computadora ya que dependiendo de esto la forma de introducir esta función puede cambiar. En computadoras en idioma inglés esta función se convierte en “=vlookup” y en otras distribuciones del español se puede encontrar como “=consultav” por lo que debemos estar al tanto de cuál es la que nos funcionará.
Una vez se abra la ventana tenemos que introducir los cuatro argumentos que nos pide esta función:
- Valor_buscado: Con este argumento en específico tenemos que tener mucho cuidado de no confundirnos ya que en esta casilla NO introducimos el valor que buscamos en realidad si no el valor con el que iniciamos la operación, en este caso la celda en la que se encuentra K22-613, que es el número de parte que queremos encontrar.
- Matriz_buscar_en: En esta casilla seleccionaremos la tabla en la que queremos que nuestra función realice la búsqueda del elemento deseado
- Indicador_columnas: Aquí debemos indicar en qué columna de la tabla queremos que la función busque la información. No hay que confundir esto con las columnas de la hoja de cálculo que están identificadas con números ya que buscarv identifica las columnas de la tabla predefinida con números de izquierda a derecha. En este caso como buscamos el precio del número de parte indicamos que esa información está en la columna número 2.
- Ordenado: Este argumento pide que le indiquemos si realizar una búsqueda exacta de cada uno de los caracteres que estamos buscando o una búsqueda aproximada. Explicar lo que es una búsqueda aproximada es algo más complejo así que no lo detallaremos en esta ocasión, pero es algo que explicamos a detalle en nuestros cursos online. Para los propósitos de este simple ejemplo escribimos 0 en la casilla de ordenado para hacer una búsqueda exacta.
De esta forma utilizamos la función buscarv, en realidad esta herramienta es muy fácil de usar sin contar con toda la utilidad que nos proporciona una vez empezamos a implementarla en nuestras hojas de cálculo. No obstante, el verdadero reto a la hora de utilizar buscarv es saber cuándo usarla. Esta herramienta es especialmente útil cuando necesitamos buscar información referente a un ítem que tengamos listado en una tabla, solo hay que estar atento de cuándo será de utilidad esta función.
Sumar.Si:
Esta es otra de las funciones más útiles que nos presenta Excel a la hora de llevar las cuentas de nuestra empresa. En honor a la verdad hay otras herramientas que cumplen con la función de sumar.si, pero esto no hace que aprender a utilizar esta función sea menos útil. Sumar.si se trata de una suma condicional, esta función sumará todos los elementos que cuenten con una característica definida en común.
Digamos que en este ejemplo queremos sumar los montos de todas las oficinas pertenecientes a Monterrey. Si nuestra computadora está en idioma inglés esta función es “=sumif”, pero en computadoras en español escribimos en la celda deseada “=sumar.si”
Hacemos clic en el botón de insertar función para que nuevamente se abra una ventana desde la cual podamos trabajar con la función más cómodamente.
Esta función nos pide proporcionar tres argumentos para poder funcionar, estos son:
- Rango: En esta casilla ingresamos todas las celdas en las que la función buscará el criterio que proporcionaremos a continuación, en este caso seleccionamos toda la columna de “Oficinas” en nuestra tabla.
- Criterio: Aquí definimos cual es la característica que deben tener en común los montos para que la función los sume. Como queremos sumar los resultados de una oficina en específico escribimos en la casilla “Monterrey”.
- Rango_suma: En este argumento la función nos pide que le indiquemos desde donde va a sacar la información a ser sumada. En este caso tenemos una columna en específico donde están todos los montos, por los que seleccionamos las celdas pertenecientes a la columna de “Montos”.
Como pueden ver la función nos dice que los montos de todas las oficinas pertenecientes a Monterrey hacen un total de $9.597. Esta es la forma más elemental de usar sumar.si. Hay muchas otras funciones parecidas a esta en la cual ejercemos una operación por medio de una variable que abordamos con mucho más detalle en las lecciones de nuestro curso online, pero esta es una buena forma de ver lo que sumar.si nos permite.
Texto:
Esta función es sumamente sencilla de utilizar y a pesar de la utilidad que nos brinda muy pocas personas saben siquiera de su existencia. Con “=texto” podemos convertir a texto algunos elementos como los días o meses de una fecha en específico.
En este caso queremos saber qué día fue el 28/07/2018. Para esto escribimos la función y procedemos a hacer clic en Insertar función para trabajar más cómodamente
La ventana emergente nos pide dos argumentos:
- Valor: Aquí seleccionaremos la celda que contiene la fecha que tomamos como referencia para el texto
- Formato: En esta casilla indicaremos la forma en la que queremos que el texto aparezca, dependiendo de lo que escribamos aquí la función escribirá el texto de una forma larga “sábado” (escribiendo dddd) o una forma corta “Sáb” (escribiendo ddd). También podemos usar la “m” si queremos que se escriba el mes de la fecha o “y” si queremos que sea el año.
En este ejemplo en particular quisimos enfocarnos en la función texto con fechas, pero también funciona para pasar a texto fracciones, porcentajes, entre otras cosas. No funciona para escribir números por lo que debemos tomar esto en cuenta.
Con estas cinco fórmulas estamos seguros de que podrán aumentar su productividad con Excel así no posean conocimientos avanzados para manejar el programa. Estas funciones son muy simples, pero a pesar de su simplicidad solucionan una gran porción de las tareas que resolvemos con Excel. Así como pasamos años estudiando las cuatro operaciones matemáticas básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir, podemos mirar de la misma forma estas funciones, pueden volverse más complejas y resolver un sinfín de los problemas que nos encontramos diariamente en la oficina, pero primero debemos entender a fondo su funcionamiento para saber en qué momento es pertinente usar cada una de ellas.
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