El día de hoy te presentamos siete trucos con los que no solamente conseguirás trabajo fácilmente, sino que además dominaras sin problema cualquier entrevista laboral a la que vayas. Al analizar nuestros años de experiencia ayudando a personas a capacitarse para obtener trabajo y a empresas a seleccionar a sus próximos empleados pudimos concluir que esta selección de trucos son los que más favorablemente impresionan a nuestros posibles empleadores. Independientemente de cual sea tu experiencia previa te aseguramos que con las herramientas que te presentamos a continuación serás capaz de apoderarte del interés de los entrevistadores fácilmente.
Lo más importante antes de empezar es tener claro que a pesar de que ninguno de estos trucos es difícil de comprender la verdadera importancia está en dominar estas herramientas para manejarlas con fluidez y comprender cuando es el momento apropiado para aplicarlas. Esto es lo que realmente marcará una diferencia en nuestra entrevista y con lo que podremos dominarla de principio a fin.
Listas Validadas:
Las listas validadas son sin duda una de las herramientas que mejor impresión causan cuando las usamos, ya que a pesar de hacer nuestra vida en la oficina muchísimo más sencilla muchas personas no saben de su existencia. Esta función nos permite asegurarnos de que a la hora de introducir nuevos datos en nuestra hoja de cálculo estos datos nuevos se comparen con los datos que predefinimos en nuestra lista y que se compare para determinar si es válido o no. De esta forma nos cercioramos de no cometer ningún error a la hora de añadir nueva información y de que Excel no cometa equivocaciones al interpretar los mismos.
Para explicar cómo crear una lista validada utilizaremos en nuestro ejemplo una lista con diversos platillos de comida.
Si nosotros quisiéramos añadir información referente a los platillos que tenemos en nuestra lista a una nueva celda, podríamos hacerlo sin ningún problema. Esto puede ser problemático ya que podemos cometer errores e introducir valores distintos a los que tenemos en nuestra lista. Dentro de los platillos de la lista está el “arroz gohan”, pero eso no me impide que cometa el error de escribir “arroz gojan” o de añadir algún platillo que no tenga relación con mi lista como “tacos al pastor”, por ejemplo.
Esto es especialmente problemático cuando trabajamos con formatos propios que posteriormente enviamos a alguien más, que puede cometer errores arruinando nuestra hoja. Para solucionar esto podemos fácilmente insertar una lista que nos impida agregar cualquier valor distinto al que se encuentre dentro de ella. Para hacerlo primero seleccionamos la casilla en la que insertaremos la información, en este caso la celda C9 y nos dirigiremos al menú superior y buscaremos Datos>Herramientas de Datos>Validación de datos.
Después nos aparecerá una nueva ventana en la que tenemos que indicar que los valores que queremos tomar como referencia vienen de una lista y definir las celdas que conforman la misma.
Una vez definimos los valores de nuestra lista veremos que en la esquina inferior derecha de nuestra celda seleccionada aparecerá una flecha desde la que podremos elegir los valores que determinamos. También podemos introducir los datos escribiéndolos manualmente tomando en cuenta que la lista no hará distinción entre caracteres con acentos o sin ellos, pero que si escribimos erróneamente cualquiera de los ítems no nos permitirá introducirlo en la celda.
Si cometemos errores introduciendo datos, por muy mínimos que sean Excel los reconocerá como entidades distintas. Lo cual arruinará nuestros resultados cuando queramos procesar dichos datos posteriormente. Con las listas validadas no solo nos ahorramos todos estos problemas, sino que también es una forma efectiva de impresionar a nuestros entrevistadores.
Insertar Fila o Columnas:
A pesar de ser uno de los comandos más fáciles y más usados por todos, muchas personas no toman en cuenta como optimizar su trabajo a la hora de insertar filas o columnas. Como siempre recomendamos conocer a la perfección los atajos del teclado no solo para ahorrar tiempo sino para demostrar un dominio completo de Excel a la hora de ser evaluados.
Si quisiéramos insertar una nueva columna en una hoja podemos hacerlo con el cursor seleccionando dicha columna y después con el botón derecho del teclado seleccionar la opción de insertar. Pero como dijimos anteriormente esto representa un desperdicio de tiempo y que, al hacerlo en una entrevista perdamos toda oportunidad de conseguir el trabajo.
Existe una forma mucho más sencilla y rápida utilizando los atajos del teclado. Para seleccionar una columna solo tenemos que pulsar Ctrl + Espacio o SHIFT + Espacio si queremos seleccionar una fila. Una vez hecho esto podemos añadir otros elementos a nuestra selección utilizando las flechas del teclado en caso de querer añadir más de un elemento. Después de hacer la selección deseada solo tenemos que presionar Ctrl + “+” para insertar o Ctrl + “-“ para borrar.
De esta forma podemos trabajar mucho más rápido y demostrar un dominio total de los atajos del teclado en Excel.
Texto en Columnas: A la hora de trabajar con empresas grandes que utilicen bases de datos nos encontraremos con ciertos problemas que podremos solucionar fácilmente utilizando la herramienta de texto en columnas. En el siguiente ejemplo podemos ver uno de estos problemas. Tenemos tres columnas de datos numéricos, pero si nos fijamos en la esquina superior izquierda veremos una flecha verde con un signo de exclamación que nos indica que los datos están almacenados en la celda como texto por lo cual, a pesar de ser números, no podremos procesarlos con las diversas herramientas que nos proporciona Excel.
Para solucionar esto podríamos hacer click en el signo de exclamación y seleccionar la opción “Convertir en número” pero cuando hablamos de bases de datos probablemente nos encontremos con tablas con miles de filas por lo que hacer esto manualmente no es una opción, podríamos pensar entonces en seleccionar una columna completa y después convertir los datos en números, pero eso podría congelar nuestra computadora ya que Excel requeriría de un exceso de recursos por parte de nuestra maquina por lo que nunca deberíamos usar esta opción.
Afortunadamente existe la función texto en columnas, con la que podemos cambiar el formato de estos datos seleccionando la columna y haciendo click en el menú superior en Datos>Texto en Columnas
Con lo que se abrirá una nueva ventana en la cual seleccionaremos Finalizar sin cambiar ninguna de las opciones que nos ofrece.
De esta forma podemos procesar fácilmente grandes cantidades de datos en columna y cambiar su formato sin morir en el intento, puede ser que al usar texto en columnas se desplacen nuestros datos, pero eso lo podemos arreglar fácilmente cortándolos y pegándolos donde queremos.
Si nos fijamos en nuestro ejemplo, también tenemos un problema con una columna con fechas guardas como número de serie.
Si queremos convertir esto en una fecha utilizable y cambiarlo al formato deseado (YYYY/MM/DD) también utilizamos texto en columnas. Pero en esta oportunidad una vez se abra la ventana de la herramienta hacemos click en siguiente dos veces hasta que nos muestre la opción del Formato de los Datos, definimos que nuestros datos son fechas y elegimos su orden, en este caso AMD (Año, Mes, Día) y hacemos click en finalizar.
Y así podemos fácilmente arreglar el formato de nuestros datos. Originalmente la herramienta de texto en columnas no fue pensada para solucionar estos problemas específicos, pero como podemos ver, soluciona fácilmente los problemas que encontramos al trabajar con grandes bases de datos.
Autosuma:
Esta herramienta es indispensable para cada vez que queramos sumar entidades en nuestra hoja de cálculo. Los principiantes de Excel pueden caer en el de desacierto de sumar celdas seleccionándolas una por una, perdiendo tiempo y arriesgándose a cometer errores. Las personas con un poco más de experiencia podrían usar la función de =suma( ,para después seleccionar las celdas a sumar, esto no está mal, pero tampoco es la mejor manera de sumar todos los datos de la forma más eficiente posible.
La mejor forma de sumar todos los elementos de nuestro ejemplo sería entonces seleccionar todas las casillas que queremos sumar, incluyendo las celdas vacías en las que obtendremos nuestros resultados y utilizar el comando SHIFT + Alt + 0 para hacer una autosuma de todos nuestros elementos. Esto en el caso de tener definido el español como idioma de nuestro teclado.
Si el idioma de nuestro teclado fuera inglés entonces tendríamos que utilizar el comando Alt + =, es importante recalcar que nos referimos al idioma del teclado y no del Excel. También podemos usar este atajo desde la celda que queramos utilizando el atajo y después seleccionando las celdas que queremos sumar fácilmente.
Remover Duplicados: Esta herramienta nos va a permitir filtrar información cuando tenemos valores que se repiten muchas veces en una misma hoja. Por ejemplo, con la siguiente tabla aprenderemos cómo calcular cuántos dueños diferentes hay en total en la misma.
Para esto solo tenemos que copiar la columna con los datos que nos interesan, para no dañar la tabla completa. La seleccionamos y nos vamos en el menú superior a Datos>Quitar Duplicados
Nos aparecerá una ventana y haremos click en aceptar para aplicar el filtro de duplicados.
La herramienta nos indica entonces la cantidad de duplicados que teníamos en nuestra columna y el número total de entidades independientes.
Y de esta forma podemos saber fácilmente cuantos elementos diferentes tenemos en una columna. Esta función es sumamente útil cuando tratamos con documentos en los que hay elementos que se repiten reiteradamente sin necesidad de recurrir a otras herramientas como las tablas dinámicas.
Relleno Rápido:
Esta es otra función que nos presenta Excel para hacer nuestra vida más fácil. El relleno rápido nos ayuda a separar elementos para poder registrarlos en otras celdas fácilmente. Como por ejemplo si tuviéramos una lista de nombres completos y quisiéramos separarlos en nombres y apellidos por separado.
Para usar el relleno rápido solo tenemos que definir previamente como interpretará los datos la herramienta a la hora de rellenar las celdas. En este caso simplemente tenemos que separar el primer nombre y apellido.
Una vez indicamos los primeros valores simplemente tenemos que seleccionar la columna que queremos rellenar y buscar en el menú superior Inicio>Rellenar>Relleno Rápido.
Y así Excel rellenará las celdas vacías con valores similares a los que indicamos previamente. Si queremos agilizar aún más nuestra velocidad mientras trabajamos podemos usar el atajo Ctrl + SHIFT + E y directamente aplicar el rellenado rápido. Es importante tomar en cuenta que esto funcionó porque teníamos dos nombres, si hubiésemos tenido una celda con tres nombres el rellenado rápido no hubiese funcionado al tener más elementos en unas celdas que en otras.
Transponer:
Esta es otra herramienta que vale la pena conocer ya que nos puede hacer nuestra vida más fácil en situaciones en las que nos encontramos con tablas mal hechas como la siguiente.
Como podemos ver esta tabla está sumamente mal hecha ya que tiene los títulos yendo hacia abajo y los datos en horizontal. Con una tabla así no podemos utilizar las herramientas de Excel para procesarla, pero con la herramienta de transponer podemos arreglarla sin tener que rehacerla celda por celda.
Para transponer esta tabla simplemente tenemos que seleccionar la tabla con Ctrl + E y copiarla, una vez la copiamos seleccionamos una celda cualquiera y nos vamos al menú superior donde iremos a Inicio>Pegar>Opciones de Pegado>Transponer y de esta forma obtendremos la misma tabla con los valores arreglados de una forma óptima.
Si quisiéramos hacer esto usando los atajos del teclado solo tendríamos que pulsar, tecla por tecla Alt + O + V + T arreglando nuestra tabla en tiempo record.
Con estos 7 trucos de Excel podremos triunfar en cualquier entrevista laboral en la que participemos. Así no tengamos los conocimientos más extensos para manejar Excel, con las herramientas descritas en este artículo es suficiente para tener una base con la que podemos encaminarnos a responder rápida y eficientemente cualquier pregunta o incógnita relacionada con Excel que nos encontremos en la vida diaria o en una entrevista.
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